計(jì)算機(jī)等級(jí)考試一級(jí)：Excel工作簿的使用技巧

　　設(shè)置好你的姓名及選項(xiàng)

　　第一次安裝Word時(shí)，需要輸入用戶姓名、用戶單位名稱等，以便為你注冊(cè)。這些信息被Excel引用。如果想更改它，可以選擇“工具”→“選項(xiàng)”，單擊“常規(guī)”標(biāo)簽，然后在其中“用戶名”一欄中進(jìn)行更改即可。

　　快速新建工作簿

　　按下Ctrl+N組合鍵，則快速新建一個(gè)工作簿。

　　快速保存工作簿

　　按下Ctrl+S組合鍵，則可以快速保存文件。

　　快速關(guān)閉工作簿

　　按下Ctrl+W組合鍵，則關(guān)閉當(dāng)前工作簿，并提示是否保存工作簿。而按下Ctrl+F4組合鍵，也可關(guān)閉當(dāng)前工作簿。

　　快速切換工作簿

　　當(dāng)同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作簿時(shí)，按下Ctrl+F6或Ctrl+Tab或Ctrl+Shift+F6或Ctrl+Shift+Tab 組合鍵，則依序在多個(gè)工作簿之間切換。

　　快速最大/小化/還原工作

　　按下Ctrl+F10組合鍵，可以使最小化的工作簿窗口最大化。按下Ctrl+F9組合鍵，可以使最小化的工作簿窗口。按下Ctrl+F5組合鍵，可以使最大化(或最小化)的工作簿窗口還原成正常狀態(tài)。

　　快速打開(kāi)文件夾

　　在“打開(kāi)”、“保存(另存為)”和“插入圖片”等對(duì)話框中，將光標(biāo)定位在窗口中，按下F4鍵，相當(dāng)于按下“查找范圍(保存位置)”旁邊的下拉按鈕，幫你快速選擇定位文件夾。

　　強(qiáng)制退出Excel

　　按下Alt+F4組合鍵，不管你打開(kāi)幾個(gè)工作簿，都會(huì)強(qiáng)制退出Excel。如果有文件沒(méi)有保存，Excel會(huì)提示你是否保存。

　　快速切換工作表

　　按下Ctrl+Page Up組合鍵，在不同工作表之間，按工作表順序從后向前切換(從Sheetn直到Sheet1)。按下Ctrl+Page Down組合鍵，在不同工作表之間，按工作表順序從前向后切換(從Sheet1直到Sheetn)。

　　快速打開(kāi)插入對(duì)話框

　　在Excel中，按下Ctrl+Shift+=組合鍵，則可快速打開(kāi)“插入”對(duì)話框。

　　快速重命名工作表

　　雙擊工作表標(biāo)簽，就可以進(jìn)行“重命名”操作了。省得再在Excel中右擊要更改工作簿標(biāo)簽，再選擇“重命名”。

　　快速打開(kāi)固定工作簿

　　如果你有幾個(gè)固定的工作簿需要同時(shí)打開(kāi)，可以將它們保存為工作區(qū)文件，只要將工作區(qū)文件打開(kāi)，Excel就會(huì)打開(kāi)保存在其中的每個(gè)工作簿：先打開(kāi)需要同時(shí)使用的多個(gè)工作簿，再根據(jù)使用要求調(diào)整好窗口的大小和位置。然后單擊Excel“文件”→“保存工作區(qū)”，輸入工作區(qū)名稱后單擊“保存”按鈕即可。需要提醒注意的是，對(duì)每個(gè)工作簿所作的修改必須分別保存，保存工作區(qū)并不會(huì)保存其中的工作簿。

　　讓Excel自動(dòng)打開(kāi)工作簿

　　如果你的多個(gè)工作簿需要隨Excel自動(dòng)打開(kāi)，先把它們保存為工作區(qū)文件，然后在“資源管理器”中選中工作區(qū)文件，按下Ctrl+C鍵。如果使用Windows 98/Me，則打開(kāi)C:Windows application data Microsoftxlstart文件夾;如果是Windows 2000/XP，則應(yīng)打開(kāi)C:Program filesMicrosoft office officexlstart文件夾。再用鼠標(biāo)右鍵單擊窗口空白處，選擇“粘貼快捷方式”，將工作區(qū)的圖標(biāo)放入xlstart文件夾。以后只要運(yùn)行Excel，工作區(qū)中的所有文件就會(huì)被打開(kāi)。

　　小提示： 如果要自動(dòng)打開(kāi)某個(gè)工作簿，只要按相同方法將它的圖標(biāo)放入xlstart文件夾即可。

　　選擇打開(kāi)多個(gè)工作簿

　　打開(kāi)Excel的“打開(kāi)”對(duì)話框，按住Ctrl鍵逐個(gè)選中要打開(kāi)的工作簿，最后單擊“打開(kāi)”按鈕，所選工作簿就會(huì)被全部打開(kāi)。

　　Excel 2000工作簿的自動(dòng)保存技巧

　　單擊“工具”→“加載宏”，選中對(duì)話框中的“自動(dòng)保存”，確定后“工具”菜單即可出現(xiàn)一條“自動(dòng)保存”。單擊該命令可打開(kāi)“自動(dòng)保存”對(duì)話框，并對(duì)“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”和“保存選項(xiàng)”等進(jìn)行設(shè)置。

　　如果沒(méi)有“自動(dòng)保存”宏可供選擇，則請(qǐng)重新運(yùn)行Office安裝程序，選擇“添加和刪除功能”，并單擊展開(kāi)“Microsoft Excel for Windows”→“加載宏”→“自動(dòng)保存”項(xiàng)目，選擇“從本機(jī)運(yùn)行”按鈕，再順著向?qū)Р僮骷纯伞?/P>

　　自動(dòng)保存Excel XP文件

　　Excel XP本身具有自動(dòng)保存功能，只要選擇“工具”→“選項(xiàng)”，然后在打開(kāi)的“選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“保存”標(biāo)簽，在“保存”選項(xiàng)卡中選中“保存自動(dòng)恢復(fù)信息”復(fù)選框，并設(shè)置相應(yīng)時(shí)間間隔即可。

　　固定Excel工作簿的欄目標(biāo)題

　　在瀏覽長(zhǎng)篇工作簿時(shí)，欄目的標(biāo)題也會(huì)隨著滾動(dòng)消失，這給查看帶來(lái)了許多不便。這時(shí)可凍結(jié)窗格來(lái)固定欄目標(biāo)題，選擇要固定的單元格，然后單擊菜單窗口——凍結(jié)窗格。這樣任你怎么移動(dòng)表格，被凍結(jié)的窗格始終出現(xiàn)在界面上不會(huì)任意移動(dòng)。

　　讓Excel打開(kāi)兩個(gè)同名文件

　　Excel一般情況下是無(wú)法打開(kāi)兩個(gè)同名文件的!不過(guò)，如果的確想打開(kāi)，可以在“打開(kāi)”對(duì)話框選中這個(gè)文件，然后按下F2鍵，將它重新命名即可打開(kāi)兩個(gè)同名文件了。當(dāng)然它們的內(nèi)容一般是不相同的。

　　讓Excel文件單窗口顯示

　　在Word 2000中打開(kāi)多個(gè)文件時(shí)，每一個(gè)文件都會(huì)任務(wù)欄上顯示一個(gè)窗口。這樣打開(kāi)文件一多，就會(huì)給任務(wù)欄很大的負(fù)擔(dān)。不過(guò)在Excel中卻可以自由設(shè)置，單擊Excel“工具”→“選項(xiàng)”，打開(kāi)“視圖”標(biāo)簽，取消選擇 “任務(wù)欄中的窗口”前的復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕即可。

　　讓Excel自動(dòng)滾屏

　　如果使用的是滾輪鼠標(biāo)，可利用中間的滾輪鍵讓其自動(dòng)滾屏。在Excel工作簿中任一位置，按下滾輪鍵，此時(shí)光標(biāo)變成四面箭頭狀，松開(kāi)滾輪鍵，向你想看的方向輕移鼠標(biāo)，光標(biāo)變成相應(yīng)的方向箭頭，屏幕會(huì)自動(dòng)滾屏。還可移動(dòng)鼠標(biāo)調(diào)整滾屏速度，按Esc鍵或單擊鼠標(biāo)任意鍵退出。在Word中也可如法炮制。

　　在工作簿中增加默認(rèn)工作表的個(gè)數(shù)

　　Excel中默認(rèn)工作表的個(gè)數(shù)僅有三個(gè)，即：sheet1、sheet2、sheet3當(dāng)默認(rèn)的工作表不夠時(shí)，通常是右鍵插入工作表，還有一種更為快捷的方法是：選擇“工具”→“選項(xiàng)”，然后選擇“常規(guī)”選項(xiàng)卡，將新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)改成一定的值即可。

　　在不同工作表中輸入相同內(nèi)容

　　先選定需要輸入相同內(nèi)容的相應(yīng)工作表標(biāo)簽，方法是按住Ctrl或Shift鍵的同時(shí)單擊Sheet1、Sheet2、Sheet3等標(biāo)簽，然后在其中任意一個(gè)工作表的相應(yīng)單元格中輸入數(shù)據(jù)或文字，按下回車鍵后這些內(nèi)容就分別進(jìn)入所有被選定的工作表中的同一單元格中。

　　如果再擴(kuò)展一下，就可以發(fā)現(xiàn)這個(gè)技巧并不僅僅局限于在多個(gè)工作表中輸入相同內(nèi)容，還能為多個(gè)工作表設(shè)置成相同的頁(yè)面、在多個(gè)工作表中進(jìn)行查找/替換/定位操作、在多個(gè)工作表中一次性設(shè)置相同格式，它的用處實(shí)在是太多了。

　　在Excel中復(fù)制整張工作表的內(nèi)容

　　如果要復(fù)制整張工作表(工作簿中的一頁(yè))，首先打開(kāi)目標(biāo)工作簿(復(fù)制的目的地)和源工作表，鼠標(biāo)右擊該工作表的標(biāo)簽(屏幕左下方)，并在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”。然后在打開(kāi)的對(duì)話框中，再在工作簿下拉菜單中選擇已打開(kāi)的目標(biāo)工作簿，然后用戶還可以在“在下列選定工作表之前”中設(shè)置在目標(biāo)工作簿中的位置，如果用戶是復(fù)制該工作表而不是移動(dòng)的話，應(yīng)當(dāng)選中“建立副本”，最后單擊“確定”按鈕，該工作表就被移動(dòng)或復(fù)制到目標(biāo)工作簿了。

　　一次將多個(gè)繪圖對(duì)象組合

　　將多個(gè)繪圖對(duì)象組合在一起，就能將這些繪圖對(duì)象合并為一個(gè)對(duì)象進(jìn)行操作，如同時(shí)進(jìn)行翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)和改變繪圖對(duì)象的大小或比例，也可以同時(shí)更改對(duì)象組合中所有對(duì)象的屬性(如，更改對(duì)象組中所有對(duì)象的填充色或?yàn)槠涮砑雨幱?，還可以用多個(gè)對(duì)象組構(gòu)成一個(gè)更大的對(duì)象組來(lái)創(chuàng)建復(fù)雜的繪圖對(duì)象。只要先按住Shift鍵再單擊相應(yīng)的對(duì)象，選定要進(jìn)行組合的對(duì)象，最后右擊這些選定對(duì)象，選擇“組合”即可，把多個(gè)對(duì)象組合起來(lái)對(duì)的操作將是非常方便的。

　　一次選定兩張以上相鄰的工作表

　　先選定第一張工作表的標(biāo)簽，然后按住Shift鍵，再單擊最后一張工作表的標(biāo)簽。

　　一次選定兩張以上不相鄰的工作表

　　先選定第一張工作表的標(biāo)簽，然后按住Ctrl鍵再單擊其他工作表的標(biāo)簽。

　　一次選定工作簿中所有工作表

　　用鼠標(biāo)右鍵單擊工作表標(biāo)簽，然后單擊快捷→“選定全部工作表”。

　　一次打印多個(gè)工作簿

　　首先，需要打印的所有工作簿必須存放在同一文件夾內(nèi)。然后選擇“文件”→“打開(kāi)”，按住Ctrl鍵，再單擊選定需要打印的每一個(gè)文件名。然后選擇“工具”→“打印”。

　　一次插入多張工作表

　　按住Shift鍵，同時(shí)單擊并選定與待添加工作表相同數(shù)目的工作表標(biāo)簽，然后再單擊“插入”菜單下的“工作表”。

　　生成備份工作薄

　　對(duì)新(老)工作薄執(zhí)行“文件”→“保存(另存為)”，打開(kāi)“另存為”對(duì)話框，按右上角的“工具”旁的下拉按鈕，選“常規(guī)選項(xiàng)”，在隨后彈出的對(duì)話框中，選中“生成備份選項(xiàng)”，確定保存。以后修改該工作薄(a.xls)后再保存，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一份名稱為“a的備份.xlk”的備份工作薄，且能直接打開(kāi)使用。

　　在工作簿中使用工作表組

　　Excel具有鮮為人知的快速編輯功能，當(dāng)編輯某一個(gè)工作表時(shí)，工作表組中的其他工作表同時(shí)也得到了相應(yīng)編輯：如果要選擇一組相鄰的工作表，可以先單擊要成組的第一個(gè)工作表標(biāo)簽，按住Shift鍵，再單擊要成組的最后一個(gè)工作表的標(biāo)簽;如果要選擇不相鄰的一組工作表，按住Ctrl鍵，依次單擊要成組的工作表標(biāo)簽;如果要選定所有工作表，則可以用鼠標(biāo)右擊任意一個(gè)工作表標(biāo)簽，從中選擇“選定全部工作表命令”。這時(shí)的工作表組就已經(jīng)建好了，這時(shí)在標(biāo)題行應(yīng)該看到有工作組字樣。

　　接下來(lái)，就可以看一看它的“強(qiáng)大”功能：先打開(kāi)一個(gè)新的工作簿，按照上面的方法建立一個(gè)工作表組，再在第一個(gè)工作表中(或選定的某一個(gè))設(shè)計(jì)一個(gè)數(shù)據(jù)表格，然后單擊Sheet2工作表標(biāo)簽，它和Sheet1的內(nèi)容完全一致。這時(shí)，就相當(dāng)于批量在其中輸入了數(shù)據(jù)，如果有不同的數(shù)據(jù)要輸入，則可以在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，選擇“取消成組工作表”，然后將標(biāo)題作適當(dāng)?shù)母膭?dòng)，如在本例中將“第一分公司”改為“第二分公司”，以此類推，如果有必要，可以再將三個(gè)工作表設(shè)置為工作表組。