三、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收
為了做好重大項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收，國家檔案局制定丁《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》。該辦法對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的組織、驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收要求作出了更具體的規(guī)定。該辦法適用于各級(jí)政府投資主管部門組織或委托組織進(jìn)行竣工驗(yàn)收的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目(以下簡稱項(xiàng)目)。所稱“各級(jí)政府投資主管部門”是指各級(jí)政府發(fā)展改革部門和具有投資管理職能的經(jīng)濟(jì)(貿(mào)易)部門。
(一)驗(yàn)收組織
1.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的組織
(1)國家發(fā)展和改革委員會(huì)組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，由國家檔案局組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收;
(2)國家發(fā)展和改革委員會(huì)委托中央主管部門(含中央管理企業(yè)，下同)、省級(jí)政府投資主管部門組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，由中央主管部門檔案機(jī)構(gòu)、省級(jí)檔案行政管理部門組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果報(bào)國家檔案局備案;
(3)省以下各級(jí)政府投資主管部門組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，由同級(jí)檔案行政管理部門組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收;
(4)國家檔案局對(duì)中央主管部門檔案機(jī)構(gòu)、省級(jí)檔案行政管理部門組織的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。項(xiàng)目主管部門、各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前的指導(dǎo)和咨詢，必要時(shí)可組織預(yù)檢。
2.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組的組成
(1)國家檔案局組織的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，驗(yàn)收組由國家檔案局、中央主管部門、項(xiàng)目所在地省級(jí)檔案行政管理部門等單位組成。
(2)中央主管部門檔案機(jī)構(gòu)組織的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，驗(yàn)收組由中央主管部門檔案機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目所在地省級(jí)檔案行政管理部門等單位組成。
(3)省級(jí)及省以下各級(jí)檔案行政管理部門組織的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，由檔案行政管理部門、項(xiàng)目主管部門等單位組成。
(4)凡在城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)建設(shè)的項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組成員應(yīng)包括項(xiàng)目所在地的城建檔案接收單位。
(5)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組人數(shù)為不少于5人的單數(shù)，組長由驗(yàn)收組織單位人員擔(dān)任。必要時(shí)可邀請(qǐng)有關(guān)專業(yè)人員參加驗(yàn)收組。
(二)驗(yàn)收申請(qǐng)
項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)應(yīng)向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告，并填報(bào)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位應(yīng)在收到檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告的10個(gè)工作日內(nèi)作出答復(fù)。
1.申請(qǐng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)具備的條件
(1)項(xiàng)目主體工程和輔助設(shè)施已按照設(shè)計(jì)建成，能滿足生產(chǎn)或使用的需要;
(2)項(xiàng)目試運(yùn)行指標(biāo)考核合格或者達(dá)到設(shè)計(jì)能力;
(3)完成了項(xiàng)目建設(shè)全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;
(4)基本完成了項(xiàng)目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)應(yīng)組織項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求，依照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容及要求》進(jìn)行全面自檢。
2.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告的主要內(nèi)容
(1)項(xiàng)目建設(shè)及項(xiàng)目檔案管理概況;
(2)保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施;
(3)項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況;
(4)檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理、試運(yùn)行中的作用;
(5)存在的問題及解決措施。
[重點(diǎn)解析]
要理解申請(qǐng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)具備哪些條件。
(三)驗(yàn)收要求
1.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以驗(yàn)收組織單位召集驗(yàn)收會(huì)議的形式進(jìn)行。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組全體成員參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議，項(xiàng)目的建設(shè)單位(法人)，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運(yùn)行管理或使用單位的有關(guān)人員列席會(huì)議。
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議的主要議程包括：
(1)項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)匯報(bào)項(xiàng)目建設(shè)概況、項(xiàng)目檔案工作情況;
(2)監(jiān)理單位匯報(bào)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核情況;
(3)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組檢查項(xiàng)目檔案及檔案管理情況;
(4)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià);
(5)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組形成并宣布項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見。
2.檔案質(zhì)量的評(píng)價(jià)
檢查項(xiàng)目檔案，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的方式。抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷，抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)根據(jù)DA/T 28—2002《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行評(píng)價(jià)。
3.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見的主要內(nèi)容包括：
(1)項(xiàng)目建設(shè)概況;
(2)項(xiàng)目檔案管理情況，包括：項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)管理工作，項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量，檔案的種類、數(shù)量，檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及安全性評(píng)價(jià)，檔案驗(yàn)收的結(jié)論性意見;
(3)存在問題、整改要求與建議。
4.檔案驗(yàn)收結(jié)果
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果分為合格與不合格。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組半數(shù)以上成員同意通過驗(yàn)收的為合格。
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格的項(xiàng)目，由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組出具項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見。
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提出整改意見，要求項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對(duì)存在的問題限期整改，并進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格的，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收，并由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提請(qǐng)有關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)通報(bào)批評(píng)。造成檔案損失的，應(yīng)依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。
[重點(diǎn)解析]
1.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的時(shí)間：在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。
2.抽檢檔案的數(shù)量：不少于100卷。
3.檔案驗(yàn)收結(jié)果：項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果分為合格與不合格。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組半數(shù)以上成員同意通過驗(yàn)收的為合格。
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