第四節(jié) 會(huì)計(jì)憑證的傳遞和保管
一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞
會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從會(huì)計(jì)憑證的取得或填制時(shí)起至歸檔保管過(guò)程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。正確地組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，對(duì)于及時(shí)地反映和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，合理地組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理責(zé)任制，具有重要意義。因?yàn)檎_地組織憑證的傳遞，能及時(shí)地、真實(shí)地反映和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，把有關(guān)部門和人員組織起來(lái)，分工協(xié)作，使正確的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)得以順利地實(shí)現(xiàn)，考核經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門和人員是否按照規(guī)定的憑證傳遞手續(xù)辦事，從而加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理上的責(zé)任制，提高經(jīng)營(yíng)管理水平，提高經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的效率。企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、內(nèi)部管理的要求、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，確定會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序。會(huì)計(jì)憑證的傳遞要能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時(shí)盡量節(jié)約傳遞時(shí)間，減少傳遞的工作量。
科學(xué)的傳遞程序應(yīng)該使會(huì)計(jì)憑證沿著最迅速、最合理的流向運(yùn)行。因此在指定會(huì)計(jì)憑證傳遞程序時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意考慮下列三個(gè)問(wèn)題。
1.制定科學(xué)合理的傳遞程序。
要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員分工的情況，以及經(jīng)營(yíng)管理上的需要，恰當(dāng)?shù)匾?guī)定各種會(huì)計(jì)憑證所流經(jīng)的必要環(huán)節(jié)，做到既能使各有關(guān)部門和人員能利用憑證了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況，并按照規(guī)定手續(xù)進(jìn)行處理和審核，又要避免憑證傳遞通過(guò)不必要的環(huán)節(jié)，影響傳遞速度。
2.確定合理的停留處理時(shí)間。
要根據(jù)有關(guān)部門和人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理必要手續(xù)的需要，確定憑證在各個(gè)環(huán)節(jié)停留的時(shí)間，保證業(yè)務(wù)手續(xù)的完成，但又要防止不必要的耽擱，從而使會(huì)計(jì)憑證以最快的速度傳遞，以充分發(fā)揮及時(shí)傳遞經(jīng)濟(jì)信息的作用。
3.建立憑證交接的簽收制度。
為了確保會(huì)計(jì)憑證的安全和完整，在各個(gè)環(huán)節(jié)中都應(yīng)指定專人辦理交接手續(xù)，做到責(zé)任明確，手續(xù)完整、嚴(yán)密、簡(jiǎn)便易行。
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