第四節(jié) 會(huì)計(jì)憑證的傳遞與保管
一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞
會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從會(huì)計(jì)憑證的取得或填制時(shí)起至歸檔保管過(guò)程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。
會(huì)計(jì)憑證的傳遞，要求能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，傳遞程序合理有效，同時(shí)盡量節(jié)約時(shí)間，減少傳遞的工作量。
單位應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。 會(huì)計(jì)憑證的傳遞一般包括傳遞程序和傳遞時(shí)間兩個(gè)方面。
在制定合理的憑證傳遞程序和時(shí)間時(shí)，通�？紤]以下幾點(diǎn)：
1.要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、企業(yè)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況、以及管理上的要求等，具體規(guī)定各種憑證的聯(lián)數(shù)和傳遞程序。
2.要根據(jù)有關(guān)部門和人員辦理業(yè)務(wù)的必要手續(xù)時(shí)間，確定憑證的傳遞時(shí)間。
3.要通過(guò)調(diào)查研究和協(xié)商來(lái)制訂會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序和傳遞時(shí)間。
二、會(huì)計(jì)憑證的保管
會(huì)計(jì)憑證的保管是指會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
任何單位在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬之后，必須將會(huì)計(jì)憑證按規(guī)定的立卷歸檔制度形成會(huì)計(jì)檔案資料，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便于日后隨時(shí)查閱。
其主要要求有：
1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。
從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無(wú)法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面簽章。會(huì)計(jì)憑證封面的一般格式見(jiàn)表6—15。
表6—15
3.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。
原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.原始憑證較多時(shí)，可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類，同時(shí)在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號(hào)，以便查閱。
對(duì)各種重要的原始憑證，如押金收據(jù)、提貨單等，以及各種需要隨時(shí)查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號(hào)。
每年裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，在年度終了時(shí)可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
5.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
【例16】(單)會(huì)計(jì)憑證經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，其他單位可以( )。
A.外借
B.抽換 (加貼封條，就是為了防止抽換)
C.復(fù)制
D.銷毀(期滿前不能任意銷毀)
[答案]C
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