三、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理功能的基本要求
會(huì)計(jì)法律法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的規(guī)定主要體現(xiàn)在記賬、結(jié)賬和報(bào)表生成等三個(gè)方面。
(一)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件記賬功能的基本要求
會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供根據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。在計(jì)算機(jī)中，賬簿文件或者數(shù)據(jù)庫可以設(shè)置一個(gè)或多個(gè)。
1.根據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證或者計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的記賬憑證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬。
2.根據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證和相應(yīng)的機(jī)內(nèi)原始憑證登記明細(xì)分類賬。
3.總分類賬和明細(xì)分類賬可以同時(shí)登記，也可以分別登記，還可以在同一個(gè)功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記。
4.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)憑證審核通過后，直接登賬或者成批登賬的功能。
5.機(jī)內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬登記時(shí)，應(yīng)當(dāng)計(jì)算出各會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額和余額。
(二)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)賬、結(jié)賬功能的基本要求
1.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會(huì)計(jì)期間進(jìn)行結(jié)賬的功能。
2.結(jié)賬前，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)自動(dòng)檢查本期輸入的會(huì)計(jì)憑證是否全部登記入賬，尤其要檢查由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證(如折舊計(jì)提憑證等)是否已經(jīng)生成和入賬，全部登記入賬后才能結(jié)賬。
3.機(jī)內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬可以同時(shí)結(jié)賬，也可以由處理明細(xì)分類賬的功能模塊先結(jié)賬、處理總分類賬的功能模塊后結(jié)賬。
4.機(jī)內(nèi)總分類賬結(jié)賬之前，應(yīng)當(dāng)與明細(xì)分類賬進(jìn)行核對(duì)，如果不一致，總分類賬不能結(jié)賬。
5.結(jié)賬后，不能再輸入上一會(huì)計(jì)期間的會(huì)計(jì)憑證。一般情況下，某會(huì)計(jì)期間的會(huì)計(jì)憑證只有在上個(gè)會(huì)計(jì)期間已結(jié)賬的情況下才能輸入，但年底可以例外。會(huì)計(jì)核算軟件可以提供在本會(huì)計(jì)年度結(jié)束，但仍有一部分轉(zhuǎn)賬憑證需要延續(xù)至下個(gè)會(huì)計(jì)年度第一個(gè)月或者第一個(gè)季度進(jìn)行處理而沒有結(jié)賬時(shí)，輸入下一會(huì)計(jì)年度第一個(gè)月或者第一個(gè)季度會(huì)計(jì)憑證的功能。
(三)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件報(bào)表生成功能的基本要求
根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的自動(dòng)編制會(huì)計(jì)報(bào)表的功能。而通用會(huì)計(jì)核算軟件則應(yīng)提供會(huì)計(jì)報(bào)表的自定義功能，包括定義會(huì)計(jì)報(bào)表的格式、項(xiàng)目、各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)來源、表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)運(yùn)算和稽核關(guān)系等等。對(duì)于根據(jù)機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)賬簿生成的會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)軟件不能提供直接修改功能。
(四)會(huì)計(jì)核算軟件提供的的其他處理功能
1.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供自動(dòng)進(jìn)行銀行對(duì)賬的功能，根據(jù)機(jī)內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對(duì)賬單及適當(dāng)?shù)氖止ぽo助操作，自動(dòng)生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
2.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件進(jìn)行非法修改和刪除的功能。
3.通用會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)同時(shí)提供國家會(huì)計(jì)制度允許使用的多種會(huì)計(jì)核算方法，以便用戶選擇。會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的更改過程，在計(jì)算機(jī)內(nèi)必須有相應(yīng)記錄。
四、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求
會(huì)計(jì)電算化條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出包括屏幕查詢輸出、打印輸出、通過軟盤輸出和利用網(wǎng)絡(luò)傳輸輸出等幾種形式。其中，軟盤輸出多用于數(shù)據(jù)的備份或上報(bào)數(shù)據(jù)(尤其是會(huì)計(jì)報(bào)表)的輸出。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸一般多用于企業(yè)分支機(jī)構(gòu)向總公司報(bào)賬或報(bào)表輸出時(shí)。查詢和打印則是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出的最基本形式。
(一)會(huì)計(jì)軟件提供查詢的相關(guān)要求
由于在會(huì)計(jì)電算化條件下不可能每天將會(huì)計(jì)賬務(wù)數(shù)據(jù)打印輸出，平時(shí)的查賬需求只能通過屏幕查詢得到解決。因此會(huì)計(jì)軟件必須提供對(duì)機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的查詢功能。
對(duì)數(shù)據(jù)查詢功能沒有統(tǒng)一的格式和內(nèi)容要求，總要求是必須滿足用戶對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的日常查詢需求。通常，會(huì)計(jì)軟件必須提供以下查詢功能：
1.查詢機(jī)內(nèi)總分類會(huì)計(jì)科目和明細(xì)分類會(huì)計(jì)科目的名稱、編號(hào)、年初余額、期初余額、累計(jì)發(fā)生額、本期發(fā)生額和余額等項(xiàng)目。
2.查詢本期已經(jīng)輸入并登賬和未登賬的機(jī)內(nèi)記賬憑證、原始憑證。
3.查詢機(jī)內(nèi)本期和以前各期的總分類賬和明細(xì)分類賬簿。
4.查詢往來賬款項(xiàng)目的結(jié)算情況。
5.查詢到期票據(jù)的結(jié)算情況。
6.如果查詢出來的機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)已經(jīng)結(jié)賬，應(yīng)給予屏幕提示。
(二)會(huì)計(jì)軟件提供對(duì)機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出要求
會(huì)計(jì)軟件必須提供以下打印輸出功能：
1.會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)記賬憑證的打印輸出功能，打印格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)—的會(huì)計(jì)制度規(guī)定。
2.會(huì)計(jì)軟件可以提供機(jī)內(nèi)原始憑證的打印輸出功能，打印輸出原始憑證的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定。
3.會(huì)計(jì)軟件必須提供會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的打印輸出功能，打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。具體而言，打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿必須包括日記賬、明細(xì)賬和總分類賬。其中，明細(xì)賬應(yīng)提供三欄賬、多欄賬、數(shù)量金額賬等各種賬簿形式的打印輸出功能。
4.在機(jī)內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬的直接登賬依據(jù)完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額的余額對(duì)照表替代。
5.在保證會(huì)計(jì)賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少。
6.對(duì)于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，會(huì)計(jì)核算軟件可以提供會(huì)計(jì)賬簿的滿頁打印輸出功能。
7.打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表，如果是根據(jù)已結(jié)賬數(shù)據(jù)生成的，則應(yīng)當(dāng)在打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表上打印一個(gè)特殊標(biāo)記，以示區(qū)別。
(三)關(guān)于會(huì)計(jì)核算軟件輸出數(shù)據(jù)的其他要求
1.根據(jù)機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)核算軟件不能提供直接修改功能。
2.會(huì)計(jì)年度終了進(jìn)行結(jié)賬時(shí)，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上的強(qiáng)制備份功能。
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