五、會(huì)計(jì)檔案
財(cái)政部、國家檔案局于1998年8月發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)內(nèi)容作出了具體規(guī)定。
(一)會(huì)計(jì)檔案的范圍和種類
會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。各單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會(huì)計(jì)檔案。
會(huì)計(jì)檔案一般分為：
1.會(huì)計(jì)憑證類，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證;
2.會(huì)計(jì)賬簿類，包括總賬、日記賬、明細(xì)賬、輔助賬等;
3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類，包括月度、季度、半年度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表及相關(guān)文字分析材料等;
4.其他類，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。
(二)會(huì)計(jì)檔案的歸檔
各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由單位會(huì)計(jì)部門按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)部門保管一年，保管期滿之后，原則上應(yīng)由會(huì)計(jì)部門編制清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。
檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)部門和原經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在不拆散原卷冊(cè)的前提下，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
(三)會(huì)計(jì)檔案的保管期限
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類。永久，即是指會(huì)計(jì)檔案須永久保存;定期，是指會(huì)計(jì)檔案保存應(yīng)達(dá)到法定的時(shí)間，會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年五種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
(四)會(huì)計(jì)檔案的銷毀
會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照規(guī)定程序予以銷毀。銷毀的基本程序和要求是：
1.編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由單位檔案部門提出意見，會(huì)同會(huì)計(jì)部門共同審查和鑒定，在此基礎(chǔ)上編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
2.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位的檔案部門和會(huì)計(jì)部門共同派人監(jiān)銷;國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，還應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政、審計(jì)部門派人監(jiān)銷;財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派人監(jiān)銷。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
3.不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)于保管期滿但未結(jié)算的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，而應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。另外，正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀，待項(xiàng)目辦理竣工結(jié)算后移交給項(xiàng)目接受單位進(jìn)行銷毀。
【例題5·多選題】下列關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的表述中，符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的有( )。
A.單位會(huì)計(jì)檔案經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以對(duì)外提供查詢
B.單位會(huì)計(jì)檔案銷毀須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)
C.保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀
D.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀
【答案】BCD
六、其他規(guī)定
(一)會(huì)計(jì)年度的規(guī)定
1.會(huì)計(jì)年度自公歷l月1日起至12月31日止。
【例題6·單選題】《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，我國會(huì)計(jì)年度自( )。
A.公歷1月1日起至12月31日止
B.農(nóng)歷1月1日起至12月30日止
C.公歷4月1日起至次年3月31日止
D.公歷10月1日起至次年9月30日止
【答案】A
【例題7·判斷題】會(huì)計(jì)年度自農(nóng)歷1月1日起至12月31日止。( )
【答案】×
2.《企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告條例》規(guī)定，會(huì)計(jì)期間分為年度、半年度、季度和月度。
(二)記賬本位幣
會(huì)計(jì)核算以人民幣為記賬本位幣。
業(yè)務(wù)收支以人民幣以外的貨幣為主的單位，可以選定其中一種貨幣作為記賬本位幣，但是編報(bào)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)折算為人民幣。
【例題8·判斷題】業(yè)務(wù)收支以人民幣以外的貨幣為主的單位，可以選擇其中一種外幣編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。( )
【答案】×
【例題9·單選題】我國境內(nèi)業(yè)務(wù)收支以人民幣以外的貨幣為主的單位，其( )應(yīng)折算為人民幣反映。
A.填制的記賬憑證
B.編報(bào)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
C.取得的原始憑證
D.登記的賬簿
【答案】B
(三)會(huì)計(jì)文字記錄的規(guī)定
1.會(huì)計(jì)記錄的文字應(yīng)當(dāng)使用中文。
2.在民族自治地方，會(huì)計(jì)記錄可以同時(shí)使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。在中國境內(nèi)的外商投資企業(yè)、外國企業(yè)和其他外國組織的會(huì)計(jì)記錄可以同時(shí)使用一種外國文字。
3.使用中文是強(qiáng)制性的，使用其他通用文字是備選性的，不能理解為可以使用中文，也可以使用其他通用文字。
(四)財(cái)產(chǎn)清查的規(guī)定
各單位應(yīng)當(dāng)定期將會(huì)計(jì)賬簿記錄與實(shí)物、款項(xiàng)及有關(guān)資料相互核對(duì)，保證會(huì)計(jì)賬簿記錄與實(shí)物及款項(xiàng)的實(shí)有數(shù)額相符。在編制年度財(cái)務(wù)報(bào)告之前，必須進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查。
(五)會(huì)計(jì)處理方法
各單位采用的會(huì)計(jì)處理方法，前后各期應(yīng)當(dāng)一致，不得隨意變更;確有必要變更的，應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定變更，并將變更的原因、情況及影響在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中說明。
企業(yè)可以變更會(huì)計(jì)政策的情況，一是有關(guān)法規(guī)發(fā)生變化，要求企業(yè)變更會(huì)計(jì)政策，二是改變會(huì)計(jì)政策后能夠更恰當(dāng)?shù)胤从称髽I(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。
【例題10·判斷題】根據(jù)《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，各單位采用的會(huì)計(jì)處理方法，前后各期應(yīng)一致，不得改變。( )
【答案】×
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