第二章 秘書與秘書工作
1、中國(guó)古代秘書的含義
答:中國(guó)古代秘書的含義包含三個(gè)方面:一指宮禁中秘藏之書,二指用隱語來預(yù)決吉兇,對(duì)未來做出預(yù)言的讖緯圖錄等書,三指官職名稱,如秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等。
2、中國(guó)當(dāng)代秘書的含義(來源 于自考365網(wǎng) zikao365.com)
答:中國(guó)當(dāng)代秘書的含義一般是指為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體乃至私人服務(wù)的、或輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、或從事文字工作、或從事行政工作和日常事務(wù),或集多項(xiàng)工作于一身的人員。(狹義的秘書是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)話提供服務(wù)的人員,廣義的秘書指秘書是位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞,從事辦公室事務(wù)、辦理文書、聯(lián)系各方,保證領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)與信息助手)。
3、你對(duì)中國(guó)當(dāng)代秘書的含義作何評(píng)價(jià)?(來源 于自考365網(wǎng) zikao365.com)
答:盡管中國(guó)當(dāng)代秘書的含義得到了官方和學(xué)術(shù)界大體認(rèn)同,但還是存在某些瑕疵的,狹義的秘書定義,是就秘書職業(yè)而言的,其內(nèi)涵對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的秘書長(zhǎng)、辦公廳主任等部分高級(jí)秘書則不完全適用;廣義的秘書定義,雖說突出強(qiáng)調(diào)了秘書位居領(lǐng)導(dǎo)者“近身”組織“”中樞“的特殊位置,強(qiáng)調(diào)了其作為領(lǐng)導(dǎo)者”助手的職能,也有較廣泛的涵蓋度,但表述較為繁瑣,對(duì)問題本質(zhì)的揭示仍不夠簡(jiǎn)括。不過,隨著我國(guó)秘書學(xué)研究的日益深入,我相信,學(xué)術(shù)界對(duì)秘書定義的界定將會(huì)日臻成熟。
4、理解秘書分類中“按對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助作用劃分”和“型”的分類。
答:秘書分類中,按對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助作用劃分,把秘書劃分為深層,中層,淺層三個(gè)層次,并依此又把秘書劃分為高級(jí),中級(jí),初級(jí)三個(gè)層次;高級(jí)秘書,時(shí)常參與上層活動(dòng),有的本來就是領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)成員,這類秘書已深入到領(lǐng)導(dǎo)決策全過程,深入到領(lǐng)導(dǎo)工作的核心,與領(lǐng)導(dǎo)工作和管理活動(dòng)發(fā)生了極其密切的深層關(guān)系,如秘書長(zhǎng),辦公廳主任等,中級(jí)秘書的工作與領(lǐng)導(dǎo)工作和管理活動(dòng)有相當(dāng)密切的關(guān)系,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策,領(lǐng)導(dǎo)工作和領(lǐng)導(dǎo)管理活動(dòng),都有或大或小,或深或淺的影響,并具有直接作用,初級(jí)秘書是一般事務(wù)性工作者,其工作雖是秘書工作的相當(dāng)重要的部分,但同領(lǐng)導(dǎo)工作的關(guān)系是較為表面和淺層次的,也有學(xué)者從秘書輔助決策及發(fā)揮參謀作用的角度,把秘書分為決策輔助層,技術(shù)操作層和決策執(zhí)行層;按型劃分可分為參謀型,文字型,公關(guān)事務(wù)型,技術(shù)型和綜合型等。
按服務(wù)領(lǐng)域劃分:政治領(lǐng)域的秘書人員,如黨務(wù),政府,法律,軍事,統(tǒng)戰(zhàn)部門秘書等,經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的秘書,如工業(yè),農(nóng)業(yè),財(cái)貿(mào)部門秘書等,文化領(lǐng)域的秘書,如宣傳,文藝,科學(xué)研究,教育,體育,新聞等;按職務(wù)劃分:秘書長(zhǎng),辦公廳主任,局長(zhǎng),處長(zhǎng),辦公室主任,科長(zhǎng),股長(zhǎng),科員,辦事員和文書;按秘書業(yè)務(wù)專業(yè)性質(zhì)劃分:行政,機(jī)要,文字,事務(wù),外文以及其他專業(yè)秘書;
5、簡(jiǎn)述秘書部門的基本職能
答:秘書部門的基本職能包括:辦理文書的職能,信息管理職能,督促檢查職能,綜合協(xié)調(diào)職能,參謀輔助職能,后勤保障職能,“不管部”職能。
秘書部門設(shè)置的原則:凡是獨(dú)立的單位,即有領(lǐng)導(dǎo)和辦事人員,有經(jīng)常業(yè)務(wù),在一定范圍內(nèi)獨(dú)立行使一定職權(quán)的實(shí)體單位,必須設(shè)立秘書部門;大單位內(nèi)部的分支機(jī)構(gòu),如果存在一定的秘書工作任務(wù),也可以設(shè)立辦公室或秘書科等秘書機(jī)構(gòu),但按照規(guī)定與慣例,這些分支機(jī)構(gòu)一般不對(duì)外行文;設(shè)置的秘書機(jī)構(gòu)與所屬機(jī)關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng),人員條件也必須相適應(yīng),合乎精簡(jiǎn),高效和適應(yīng)需要的原則;秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置,還要適應(yīng)辦公技術(shù)發(fā)展的要求。
6、怎樣理解秘書部門“不管部”的職能?
答:秘書部門為領(lǐng)導(dǎo)工作拾遺補(bǔ)闕,消滅領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)管理工作中的空白點(diǎn),是“不管部”職能的集中體現(xiàn),秘書部門工作的全面性,綜合性和相對(duì)超脫性,決定了它可以成為處理“不管”事務(wù)的最佳部門。
7、秘書部門如何優(yōu)化其運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制?
答:一優(yōu)化組織結(jié)構(gòu),增強(qiáng)整體功能,二優(yōu)化工作目標(biāo),明確輔助重點(diǎn),三優(yōu)化工作環(huán)境,力爭(zhēng)主動(dòng)服務(wù)。
秘書部門運(yùn)轉(zhuǎn)的特點(diǎn):圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)而運(yùn)轉(zhuǎn),工作內(nèi)容調(diào)度綜合,但又與其他職能部門之間互有交叉,因而,既不要隨意超越自己的職責(zé)范圍,又要與職能部門間搞好協(xié)調(diào)與配合;因領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性,為領(lǐng)導(dǎo)工作提供全面輔助的秘書部門,必須著眼于全局,淡化部門觀點(diǎn);不同部類,不同行業(yè),不同層次的秘書部門的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn),存在不同特點(diǎn)。
8、理解秘書工作的性質(zhì)
答:秘書工作的性質(zhì):政策性,從屬性,輔助性,機(jī)要性,綜合性,被動(dòng)性,潛隱性。政策性是秘書人員處理黨政文件,了解黨和國(guó)家的重要機(jī)密,出入于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)并參與輔助、傳達(dá)和招待決策等重要活動(dòng)決定的,從屬性是由秘書工作本身所決定的,輔助性是秘書工作的本質(zhì)屬性,機(jī)要性是因?yàn)槊貢藛T都不同程度地接觸到某一個(gè)政黨、政權(quán)和社會(huì)集團(tuán)的各種秘密,綜合性是領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性決定的,被動(dòng)性和潛隱性是由秘書工作的從屬性特點(diǎn)與輔助地位決定的。
9、簡(jiǎn)述秘書工作的內(nèi)容
答:秘書工作的內(nèi)容分為三類:日常程序化工作:包含撰寫公文,文書處理,接待工作,會(huì)務(wù)工作,調(diào)查研究,信息工作,信訪工作,督查工作,印信憑證管理,機(jī)要保密工作,機(jī)關(guān)檔案管理,機(jī)關(guān)事務(wù)管理,秘書部門自身建設(shè)工作;領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作;為領(lǐng)導(dǎo)出主意,當(dāng)參謀包括:協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人安排好工作布局,為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)參謀,做助手,信息的綜合研究與溝通,辦文辦事,起草文件時(shí),預(yù)先拿出方案或意見。
10、新形勢(shì)下對(duì)秘書工作的新要求對(duì)你有何啟示?
答:必須始終把講政治作為黨委辦公廳工作的靈魂,必須始終把圍繞中心,服務(wù)大局作為黨委辦公廳工作的主題,必須始終把保持良好作風(fēng)作為黨委辦公廳工作的保證,必須始終把與時(shí)俱進(jìn),開拓創(chuàng)新作為推進(jìn)黨委辦公廳工作的動(dòng)力;要認(rèn)真履行參謀助手職責(zé),更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),充分發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用,確保日常工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn),大力加強(qiáng)督促檢查工作,努力促進(jìn)黨委決策的貫徹落實(shí),進(jìn)一步做好后勤服務(wù)工作,切實(shí)為黨委工作提供有力的保障。
11、怎樣理解我國(guó)今后秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)?
答:我國(guó)今后秘書工作的發(fā)展趨勢(shì),核心問題就是實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化的問題,具體反映在四個(gè)方面:秘書社會(huì)職業(yè)化:秘書服務(wù)對(duì)象的多元化,是實(shí)現(xiàn)秘書職業(yè)化的基本前提,秘書素質(zhì)的專業(yè)化,是實(shí)現(xiàn)秘書社會(huì)職業(yè)化的內(nèi)在條件,秘書工作的行業(yè)化,是秘書社會(huì)職業(yè)化的重要表現(xiàn)之一;勞動(dòng)成果商品化,是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的普遍特征之一,秘書隊(duì)伍女性化,工作手段現(xiàn)代化,是實(shí)現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化的重要保證條件之一。
12、簡(jiǎn)述秘書工作管理理念更新的內(nèi)涵。
答:秘書工作管理理念更新的必須實(shí)現(xiàn)四個(gè)轉(zhuǎn)變,即要從偏重于辦文辦事,轉(zhuǎn)變?yōu)榧崔k文辦事,又出謀獻(xiàn)策;從單純收發(fā)傳遞信息,轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事,轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理,從被動(dòng)服務(wù),轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。新的理念包括:主動(dòng)服務(wù)意識(shí),創(chuàng)新意識(shí),參謀意識(shí),信息意識(shí),系統(tǒng)觀念,效能觀念等。
13、秘書工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的價(jià)值體現(xiàn)在哪些方面?
答:秘書工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的價(jià)值體現(xiàn)主要表現(xiàn)在:為領(lǐng)導(dǎo)工作做鋪墊,為領(lǐng)導(dǎo)工作代勞,為領(lǐng)導(dǎo)工作拓展延伸,為領(lǐng)導(dǎo)工作拾遺補(bǔ)闕。
14、理解秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)決策的關(guān)系。 (來源 于自考365網(wǎng) zikao365.com)
答:決策是一個(gè)社會(huì)系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者,管理者的最主要的任務(wù),在決策過程中,秘書部門肩負(fù)著輔助決策的任務(wù),輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,是秘書部門和秘書人員一項(xiàng)極為重要的,最高層次的工作任務(wù);決策在管理工作中具有重要地位,貫穿于管理工作的各個(gè)方面,是管理工作的核心,是執(zhí)行各種管理職能的基礎(chǔ),科學(xué)的決策是一個(gè)完整的過程,它有一定的程序和步驟,決策的過程包括確定決策目標(biāo),秘書人員在這一程序中,主要任務(wù)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行調(diào)查研究,搜集信息,發(fā)現(xiàn)需要決策解決的問題,為領(lǐng)導(dǎo)者正確確定決策目標(biāo)服務(wù);擬定方案,秘書人員在這一程序中,除了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者調(diào)查研究,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供各種信息資料,搜集研究決策的理論依據(jù),方針政策依據(jù),各種有關(guān)的實(shí)際情況,經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等之外,還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者選定知囊團(tuán)人員,受托作為領(lǐng)導(dǎo)者與智囊團(tuán)之間的聯(lián)系人,及時(shí)將智囊團(tuán)工作向領(lǐng)導(dǎo)者匯報(bào);評(píng)估和選擇方案,這一步驟是決策的關(guān)鍵步驟,通常采用的辦法有經(jīng)驗(yàn)判斷,數(shù)學(xué)分析和試驗(yàn)三種,秘書人員在這一程序中的任務(wù),是為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行判斷和方案選優(yōu)服務(wù),包括在機(jī)關(guān)首長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下,制定建議方案,并加以分析,預(yù)測(cè),論證和進(jìn)行可行性研究等;典型試驗(yàn),秘書人員在決策的這一程序中,要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者選定試驗(yàn)點(diǎn),對(duì)試驗(yàn)情況進(jìn)行反饋,要善于提出修正決策或重新決策的建議;普遍實(shí)施,這個(gè)階段的各個(gè)工作環(huán)節(jié),都需要有秘書工作者加以協(xié)助,追蹤控制等作用,除上述作用外,還要進(jìn)行組織協(xié)調(diào),綜合情況,溝通信息的工作,以協(xié)調(diào)決定參與者與決策中心的力量,使各方面相互配合,和諧一致高效地工作。
對(duì)秘書工作有啟示意義有管理原理:人本原理,系統(tǒng)原理,整分合原理,封閉原理,動(dòng)態(tài)原理,動(dòng)力原理,效應(yīng)原理,彈性原理,能級(jí)原理。
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