第六章　秘書部門的信息調(diào)研工作

　　1、理解并能夠應用信息收集的幾種方法

　　答：信息收集的方法：觀察法，是指通過現(xiàn)場觀察搜集信息的方法;詢訪法，是指通過提問請對方回答的方法來獲取信息;問卷法，量表法，是指運用量表來收集信息的一種方法，購買法，是指通過購買有關信息載體而搜集信息的方法;檢索法是指利用信息資料檢索工具，從現(xiàn)成的信息資料文檔中查檢有關信息資料的方法;交換法，指組織信息部門以自己擁有的資料、樣品等與有關對口單位進行相應的交換，從交換得來的資料，樣品等信息中獲得所需信息的一種方法。

　　2、信息有哪些表現(xiàn)形態(tài)?

　　答：文字形態(tài)的信息，聲像形態(tài)的信息，記憶形態(tài)的信息。

　　3、理解并能夠應用信息分類的方法。

　　答：信息分類方法有按對象分類，這種方法適合于對書信等來往文件的分類;按主題分類，適合于根據(jù)信息資料所反映的主題進行分類;按形式分類，即將單據(jù)、合同、廣告稿等按形式區(qū)分，相同形式的信息資料再按時間細分，形成一種按形式匯集的文檔;有利于及時查找同種形式的多件信息資料，但往往內(nèi)容主題不能集中;按來源分類，即將信息資料根據(jù)其來源做出分類，把相同來源的信息資料歸在一起，這種方法有得于對信息資料內(nèi)容的權威性、可靠性和真實性做出判斷，但綜合性能較差;按內(nèi)容分類即根據(jù)信息資料所反映的內(nèi)容進行分類，與主題分類相比，此種分類方法是大塊分類，而前者則問題更集中單一;按“圖書資料分類法”或“檔案分類法”進行分類。

　　4、簡述秘書部門收集信息的范圍

　　答：有管理系統(tǒng)內(nèi)部信息(含管理系統(tǒng)內(nèi)部的基本情況，結合系統(tǒng)實際，貫徹落實上級決策和自身決策的工作部署，工作進度及完成情況，系統(tǒng)內(nèi)部有推廣價值的典型經(jīng)驗，影響系統(tǒng)工作正常開展的突出困難和需要上級部門參與協(xié)調(diào)解決的問題)與管理系統(tǒng)外部信息(包含上級指令和宏觀指導信息，與平行單位間相互溝通的有關情況，社會各階層對重大決策與政策規(guī)定的反映，國內(nèi)外社會活動中出現(xiàn)的新問題、新探索、新趨勢等，國內(nèi)外與領導決策的方法、決策效果相關的新理論、新技術等)

　　5、何謂信息處理?其基本要求是什么?

　　答：信息處理就是對收集到的信息進行加工、整理、傳輸、存貯與檢索利用的系列活動;其基本要求是必須及時、準確、系統(tǒng)、適用、經(jīng)濟。

　　6、簡述信息加工及其主要步驟

　　答：信息加工就是遵循信息處理的有關原則，通過科學的程序和方法，對收集到的信息進行分類、審查、選擇，并分析研究，編寫材料的工作;其步驟有初級加工，一般步驟為分類排序和選擇，高級加工步驟有綜合分析，預測分析，對策研究(要求秘書人員一要大量占有信息材料，二有較高的政策水平和較強的研究能力，三是對對策方案善于做可行性評價和效果預測)

　　信息的傳遞：是以信息源為起點，通過傳輸渠道傳遞給信息接受者的過程;信息傳遞要注意迅速、準確、適用、保密;其主要方法有：口頭傳遞，書面?zhèn)鬟f，影像傳遞，電子計算機系統(tǒng)傳遞，機要傳遞，專人傳送。

　　7、選擇信息的一般標準是什么?

　　答：選擇信息一般用以下標準衡量：目的需求，完整情況，準確程度，時效間隔;

　　8、理解信息高級加工對秘書工作的重要意義

　　答：信息高級加工就是對初級加工后的二次信息進行分析綜合與推斷，并產(chǎn)生出反映事物本質規(guī)律的高級信息的過程，這一過程，可以充分展示秘書人員的智慧才能，盡可能地發(fā)揮對領導的參謀作用，具體體現(xiàn)在：協(xié)助領導者通過現(xiàn)象來把握本質，抓住工作中的主要矛盾，分辨主流和支流，權衡利弊得失，提出中肯意見，通過收集、研究信息，判斷出事物的因果關系，協(xié)助領導者預見事物發(fā)展的趨勢，將豐富的第一手資料提供給領導者，協(xié)助領導者在現(xiàn)實可行的基礎上，形成新目標，新方案，使領導者的“風險性決策”有更可靠的現(xiàn)實基礎。

　　9、理解信息存貯與檢索的基本要求。

　　答：信息存貯就是“存在”和“組織”兩個方面，基本要求是：便于查找、提取和利用，利于機要信息的保密，要設專人負責信息材料的管理;信息檢索就是從存貯的大量信息材料中，查找所需要的信息的過程，基本要求：盡量縮短完成檢索過程的時間，查找需要的信息要全面，盡量避免漏檢，查出信息要合乎目的要求，盡量避免不相關信息。

　　10、秘書部門的調(diào)查研究有何特點?

　　答：機關秘書部門作為各級各類黨政機關的綜合部門，具有接觸并處理各類信息的獨特優(yōu)勢;但同時又客觀地存在著與具體業(yè)務的方位差距，工作面寬，綜合性強，針對性差，不可能花費集中成塊的時間全力以赴開展調(diào)查研究工作，這就形成了秘書部門調(diào)查研究工作的基本特點。

　　11、簡述秘書部門調(diào)查研究的內(nèi)容和范圍

　　答：秘書部門調(diào)查研究的內(nèi)容和范圍大致有：基本情況調(diào)查，戰(zhàn)略性調(diào)查，專題性調(diào)查，經(jīng)驗性調(diào)查，突發(fā)事件調(diào)查。

　　12、秘書部門開展調(diào)研應做哪些準備工作?

　　答：確定調(diào)查研究的目的和對象，學習并準備有關資料，制訂調(diào)查計劃，擬寫調(diào)查提綱。

　　13、理解并能夠運用調(diào)查研究的多種方法。

　　答：從調(diào)查對象的確定看調(diào)查方法：典型調(diào)查，有目的、有計劃地選擇某個或若干具有代表性的單位或個人，進行深入細致的調(diào)查研究，從中找出具有普遍意義的規(guī)律，習慣稱“解剖麻雀”，選擇典型對象應注意：對調(diào)查的問題有初步的大體認識，才便于區(qū)別哪些對象是偶然的，個別性的，哪些是典型的，普遍性的;調(diào)研人員要有敏銳捕捉典型對象的能力，選擇典型對象必須服從于調(diào)查研究的目的。抽樣調(diào)查，從所調(diào)查的總體對象范圍內(nèi)，根據(jù)機會均等的原則，隨意抽取一定數(shù)量的樣本進行調(diào)查研究，由此推出總體范圍的一般情況，抽樣的總體數(shù)量越大，抽樣比例越小。重點調(diào)查，是在總本單位中，根據(jù)調(diào)查目的，選擇那些能夠反映總體基本情況的若干重點單位作為調(diào)查對象，進行調(diào)查研究。

　　普查，就是對調(diào)查范圍內(nèi)的總體單位做無例外的調(diào)查，從如何獲取材料看調(diào)查的方法：個別訪問，開調(diào)查會，現(xiàn)場觀察，收集書面材料，書面問卷，實驗;新型調(diào)查研究方法：頭腦風暴法，亦稱暢談法，無拘無束，自由奔放地思考問題，暢所欲言。對演法，就是設立對立雙方，同意的肯定意見一概不提，而專門找矛盾，挑毛病，互攻對方方案的不足之處;德爾菲法，即專家意見函詢調(diào)查法;列名小組法，這種方法，是把被征詢意見的人列入一定的小組，彼此之間可以知道是誰，但先不直接接觸，分別以書面形式提出對某一問題的意見或回答規(guī)定的問題，然后由組織者加以整理歸納，把整理結果以不提名的方式加以公布，組織小組討論，這種方法可以使被征詢者消除顧慮，各抒己見，又能使意見比較集中完善。

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