第十二章　辦公室日常行政事務(wù)

　　1、理解辦公用品管理的要求

　　答：合理計(jì)劃，保證重點(diǎn)，厲行節(jié)約，加強(qiáng)保管，逐步改善。

　　2、秘書部門電話工作的主要內(nèi)容是什么

　　答：負(fù)責(zé)電話會(huì)議的文件管理和記錄工作，負(fù)責(zé)通過電話授受的文件傳抄和處理工作;負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的用電話傳達(dá)的事務(wù);負(fù)責(zé)承接上級(jí)單位的電話指示和通知、下級(jí)單位的電話請(qǐng)示和報(bào)告以及平級(jí)單位打來(lái)的屬于協(xié)商工作的電話，并分別情況如實(shí)傳達(dá)處理;負(fù)責(zé)處理秘書工作范疇的一切電話事務(wù)。

　　3、理解秘書電話工作的方法技巧

　　答：做好電話記錄;接電話要及時(shí);應(yīng)對(duì)用語(yǔ)要謙恭、得體;禮貌地核實(shí)對(duì)方姓名、身份和電話內(nèi)容;正確處理尋找領(lǐng)導(dǎo)的電話(請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)聽電話，處理領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)尋找領(lǐng)導(dǎo)的電話，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)處理兩個(gè)電話，給領(lǐng)導(dǎo)寫電話留言條，處理領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)或會(huì)客時(shí)電話事務(wù))電話事務(wù)中要注意保密，正確處理打錯(cuò)的電話;禮貌地結(jié)束通話;技巧有準(zhǔn)備要充分，提高通話率，通話時(shí)要口齒清楚，內(nèi)容簡(jiǎn)明，重點(diǎn)突出;要考慮對(duì)方的受話環(huán)境，代領(lǐng)導(dǎo)打電話時(shí)應(yīng)先找對(duì)方的秘書，向?qū)Ψ矫貢��?jiǎn)單說明通話目的后，再讓對(duì)方的秘書去請(qǐng)他的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)聽電話，在對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)沒來(lái)之前，先把電話交給自己的領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)親自與對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)通話;打國(guó)際電話時(shí)注意它的不同種類和自己的實(shí)際需要，還要注意時(shí)差和相應(yīng)的費(fèi)用問題。

　　4、理解秘書工作涉及的主要保密事項(xiàng)

　　答：秘書工作中涉及的保密事項(xiàng)有：文件保密，會(huì)議保密，新聞報(bào)導(dǎo)和出版的保密，涉外工作的保密，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的保密，各種信息資料的保密，機(jī)關(guān)文書檔案的保密，電子計(jì)算機(jī)保密，電訊設(shè)備和通訊保密。

　　5、保密工作的特點(diǎn)和要求是什么

　　答：保密工作的特點(diǎn)：保密工作的階級(jí)性，保密工作的時(shí)間性，保密工作的范圍性;保密工作的要求：健全保密制度，加強(qiáng)思想教育，健全保密機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，做到專人專管，發(fā)展保密技術(shù)，促進(jìn)保密現(xiàn)代化，指導(dǎo)有關(guān)企業(yè)管理好商業(yè)秘密，要依法管理國(guó)家秘密。

　　6、理解對(duì)秘書人員的保密要求

　　答：秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)者身邊工作，接觸機(jī)密多，保密任務(wù)重，他們不僅要做好自身的保密工作，還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者制訂本單位的保密措施，進(jìn)行保密教育和保密工作的檢查，所以，對(duì)秘書人員便提出了更為嚴(yán)格的保密要求，主要是：不該說的話，絕對(duì)不說;不該問的秘密，絕對(duì)不問;不該看的保密文件，絕對(duì)不看;不準(zhǔn)記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄;不在非保密本上記錄秘密事項(xiàng);不在私人通信，特別是親友談話、通訊中涉及秘密事項(xiàng);不在公共場(chǎng)合談?wù)撁孛苁马?xiàng);不在公用電話、明碼電報(bào)或普通郵件中，辦理機(jī)要保密事項(xiàng);不在不利于保密的地方存放秘密文件資料;一般不將秘密材料攜出辦公室。

　　7、理解用印制度和用印方法

　　答：用印制度：秘書部門必須建立用印登記薄，登記內(nèi)容包括用印時(shí)間、用印單位及經(jīng)手人姓名、蓋印份數(shù)、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等，以備查考;加蓋單位公章，要由單位領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn);加蓋部門的印章，要由部門領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)，監(jiān)印員憑領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)用印的簽名和核準(zhǔn)的人數(shù)，加蓋印章并履行用印登記手續(xù)，但對(duì)一些日常事務(wù)工作須加蓋印章，單位領(lǐng)導(dǎo)人可委托管理印章的秘書人員，具體掌握這方面的用章事宜;加蓋印章應(yīng)視文件的具體內(nèi)容而進(jìn)行，原則上，對(duì)重大的事項(xiàng)，多使用領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的公章，如某一方面的業(yè)務(wù)活動(dòng)，多使用部門印章，能使用部門印章，就不要使用單位的印章;用印方法：加蓋印章是使文件、材料生效的標(biāo)志，所以印章要保持清潔，字跡清楚，印油均勻，使之清晰醒目，印章要端正，不要傾斜，更不能顛倒。

　　8、怎樣妥善保管印章

　　答：機(jī)關(guān)、單位的公章和領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動(dòng)使用的個(gè)人名章，必須指定專人保管;保管公章和領(lǐng)導(dǎo)人名章，要有必要的防范設(shè)備，如配備保險(xiǎn)柜等;監(jiān)印員要認(rèn)真做好印章的保管工作，每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖，不得擅自放在辦公桌上，也不得把鑰匙任意交給他人代開代用印;印章必須存放在辦公室，監(jiān)印員不能把印章攜出辦公室;節(jié)假日期間，值班人員要加強(qiáng)對(duì)印章保管處的保衛(wèi)工作，防止印章被盜事故的發(fā)生。

　　9、值班工作的特點(diǎn)、職責(zé)和要求是什么

　　答：值班工作的特點(diǎn)是：緊急性，綜合性，過渡性; 值班工作的職責(zé)：承辦領(lǐng)導(dǎo)者或管理者交辦的緊急事宜;受理本單位的電話聯(lián)系; 接洽聯(lián)系工作的人員;接受并及時(shí)傳遞急文急電; 為編寫大事記積累素材;值班工作的要求：掌握和積累各種基本情況，發(fā)揮信息樞紐作用;值班人員要熟悉一般業(yè)務(wù)分工情況;工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，防止臨時(shí)觀點(diǎn);做好值班記錄，嚴(yán)格履行交接班手續(xù);做好值班室的保密工作;做好節(jié)假日的安全保衛(wèi)工作。

　　10、安排領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)的原則與方法是什么

　　答：安排領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)的原則是：當(dāng)分擔(dān)，各就其宜;需要為準(zhǔn)，盡量壓縮; 社會(huì)活動(dòng)，年長(zhǎng)及德高望重者宜多安排;業(yè)務(wù)活動(dòng)，第一線領(lǐng)導(dǎo)宜多安排;自愿為主，商談為輔;原則性與靈活性相結(jié)合。其方法是：制定詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃;在有關(guān)部門間搞好協(xié)調(diào);需要時(shí)查看現(xiàn)場(chǎng)。

　　11、理解安排專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的具體方法

　　答：專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)包括領(lǐng)導(dǎo)檢查工作，調(diào)查研究活動(dòng)的安排，出發(fā)前了解領(lǐng)導(dǎo)外出的目的、任務(wù)、時(shí)間、方向和地點(diǎn)，進(jìn)行必要的研究學(xué)習(xí)和準(zhǔn)備，明確完成任務(wù)的措施;外出期間協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好調(diào)查研究，掌握盡可能豐富的信息資料，為事后編寫匯報(bào)材料或調(diào)查研究報(bào)告做充分準(zhǔn)備;領(lǐng)導(dǎo)集體視察活動(dòng)的安排：針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)即將進(jìn)行的集體視察活動(dòng)，首先要明確視察的目的、項(xiàng)目和指導(dǎo)思想，視察的對(duì)象和重點(diǎn)，視察的程序和時(shí)間安排及人員組成，要求被視察的單位提供哪些資料和情況，視察前需查閱什么文件資料等，明確問題后，迅速形成活動(dòng)方案，方案獲準(zhǔn)后，擬訂視察名單，通知開會(huì);印發(fā)視察方案和日程安排;必要時(shí)依照領(lǐng)導(dǎo)意見劃分小組，明確各組負(fù)責(zé)人、記錄人，及其視察對(duì)象和范圍，視察重點(diǎn)和基本程序;及時(shí)通知被視察單位，安排好膳食和交通;視察期間，秘書人員要分別將視察程序和時(shí)間安排通知到各被視察單位;檢查落實(shí)被視察單位的準(zhǔn)備工作，做好記錄，收集有關(guān)信息資料，逐一掌握各視察小組的工作進(jìn)度，按照領(lǐng)導(dǎo)部署，組織各小組間的信息通報(bào)會(huì);視察后，組織視察工作總結(jié)會(huì)。

　　儀式活動(dòng)的安排：由主辦方主持，擬定出席人員名單;正式發(fā)出請(qǐng)柬，邀請(qǐng)有關(guān)客人出席;必要時(shí)向出席者印發(fā)儀式和程序安排;儀式開始要有簡(jiǎn)短的講話和剪彩;安排參觀介紹;最后舉行簡(jiǎn)單招待酒會(huì);本著突出象征意義、隆重而節(jié)儉的原則進(jìn)行;節(jié)慶活動(dòng)的安排：活動(dòng)方式要靈活，注重細(xì)節(jié)創(chuàng)新;重在營(yíng)造氣氛，突出象征意義;戶外活動(dòng)要慎重選擇場(chǎng)地，仔細(xì)查看現(xiàn)場(chǎng);重大活動(dòng)可請(qǐng)當(dāng)?shù)刂饕�或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人出席;講話簡(jiǎn)短精彩，防止連篇套話;精心組織，注意安全，防止意外;必要時(shí)請(qǐng)當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)媒體，配合宣傳;崇尚節(jié)儉。紀(jì)念活動(dòng)的安排：分清各有關(guān)單位或部門的任務(wù)和職責(zé);制定完整活動(dòng)計(jì)劃，并將經(jīng)籌備組領(lǐng)導(dǎo)審定的活動(dòng)安排印發(fā)各領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門;活動(dòng)工作人員分組開展工作;及時(shí)檢查督促，協(xié)調(diào)各方;及時(shí)向活動(dòng)籌備組或指揮部及其負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展情況，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題提出初步的處理意見，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)定奪，協(xié)助做好活動(dòng)的總結(jié)工作;提供活動(dòng)紀(jì)要或報(bào)告的草稿，供活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)審定;慶功祝捷活動(dòng)的安排：選擇合適的會(huì)場(chǎng)，會(huì)場(chǎng)布置要能突出相應(yīng)的氣氛;代表要廣泛，人員要坐滿;主席臺(tái)上人要多一些，相關(guān)各主要領(lǐng)導(dǎo)要盡量出席，要與受表彰者相間排列坐次，發(fā)將要播放音樂，烘托熱烈氣氛，視情況需要，安排獻(xiàn)花活動(dòng);必要時(shí)，請(qǐng)新聞媒體配合宣傳。

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