十、會(huì)計(jì)檔案管理
《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理作出了原則性規(guī)定。財(cái)政部、國(guó)家檔案局于l998年8月發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)內(nèi)容作出了具體規(guī)定。
(一)會(huì)計(jì)檔案的范圍和種類
會(huì)計(jì)檔案，是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。各單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會(huì)計(jì)檔案。
會(huì)計(jì)檔案一般分為：
(1)會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等;
(2)會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、日記賬、明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬等;
(3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類分析材料等：包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)文字;
(4)其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，對(duì)賬單，會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。
(二)會(huì)計(jì)檔案的歸檔和移交
1.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由單位會(huì)計(jì)部門按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂。
2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。但不得由單位出納人員擔(dān)任。
3.入檔后的單位會(huì)計(jì)檔案不得隨意拆封。個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)部門和原經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
4.會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得借出，以確保單位檔案的安全和完整，防止丟失。遇有特殊需要，如與單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)，需要查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證，或公檢法等監(jiān)察部門需要查詢與案件有關(guān)的會(huì)計(jì)資料等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在不拆散原卷冊(cè)的前提下，可以提供查閱或者復(fù)制件，但必須辦理登記手續(xù)，登記查閱人或復(fù)制人姓名、單位、查閱或復(fù)制檔案的卷號(hào)和內(nèi)容等，并由提供人員和收取人員簽章。
(三)會(huì)計(jì)檔案的保管期限
會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年五種�！稌�(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的保管期限是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
(四)會(huì)計(jì)檔案的銷毀
銷毀的基本程序和要求是：
1.編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案部門提出意見，會(huì)同會(huì)計(jì)部門共同進(jìn)行審查和鑒定，并在此基礎(chǔ)上編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
2.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
會(huì)計(jì)檔案銷毀前，需要有指定的監(jiān)銷人按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的內(nèi)容對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。
對(duì)于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;對(duì)于國(guó)家機(jī)關(guān)則應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷;對(duì)于財(cái)政部門，則由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。會(huì)計(jì)檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并及時(shí)將監(jiān)銷情況向本單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。
3.不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案。
對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證(如超過會(huì)計(jì)檔案保管期限但尚未報(bào)廢的固定資產(chǎn)購(gòu)買憑證等)，不得銷毀，而應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)后方可按規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。
正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會(huì)計(jì)檔案，無論其是否保管期滿，都不得銷毀，必須妥善保管，等到項(xiàng)目辦理竣工決算后按規(guī)定的交接手續(xù)移交給項(xiàng)目的接受單位進(jìn)行妥善保管。
【例題•分析題】2008年末，甲公司擬銷毀一批保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，其中有一張未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證可以銷毀。
要求：甲公司會(huì)計(jì)人員是否能將該批保管期滿的會(huì)計(jì)檔案全部銷毀?
[解析]根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷毀。
【例題•多選題】2008年6月30日公司有一批保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，按規(guī)定需要進(jìn)行銷毀。公司檔案管理部門編制了會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，檔案管理部門的負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽了字，并于當(dāng)天銷毀。請(qǐng)指出上述情況中不符合法律規(guī)定的情形( )。
A.檔案部門沒有會(huì)同會(huì)計(jì)部門編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)
B.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)未經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽字
C.會(huì)計(jì)檔案銷毀未按規(guī)定進(jìn)行監(jiān)銷
D.會(huì)計(jì)檔案不應(yīng)銷毀
[答案]ABC
[解析]答案D說法不正確，保管期滿且符合銷毀規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案允許銷毀。其他三個(gè)選項(xiàng)符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。
【例題•單選題】下列各項(xiàng)中，不屬于會(huì)計(jì)檔案的是( )。
A.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
B.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)
C.匯總憑證
D.單位會(huì)計(jì)制度
[答案]D
[解析]因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。各單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會(huì)計(jì)檔案。
【例題•單選題】會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年五類，保管期限從( )算起。
A.會(huì)計(jì)年度終了后第一天
B.每月終了后第一天
C.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生日
D.會(huì)計(jì)檔案裝訂日
[答案]A
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