第四章 秘書工作方法與規(guī)律
1、怎樣理解組織管理方法對(duì)秘書工作的適用性?
答:組織目標(biāo)為秘書選用工作方法指明方向;組織規(guī)范為秘書選用工作方法提供依據(jù);組織需要是秘書選擇工作方法的基礎(chǔ);組織管理方法適用于秘書工作。
2、理解秘書工作進(jìn)程的調(diào)度方法。
答:秘書工作中常用的調(diào)度方法有:ABC分類處理方法,是對(duì)繁雜的工作任務(wù),可以按照重要和急緩程度分類排列辦理順序,將要事急事列為A類,將重要但不急辦的事情列為B類,將一般性事務(wù)和可暫緩辦理的事項(xiàng)列為C類,可放在時(shí)間比較充裕時(shí)辦理,這樣,就可主動(dòng)安排辦理順序,在被動(dòng)接受任務(wù)后,具有完成任務(wù)的主動(dòng)性,避免貽誤要事急事,確保各項(xiàng)工作按質(zhì)按量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成; 集中辦理與分段進(jìn)行相結(jié)合的方法,是秘書應(yīng)首先盡可能將手頭的工作,在保證質(zhì)量的前提下一鼓作氣、一氣呵成地集中精力迅速辦理完畢,避免中途間斷或擱置,這樣,既可保證質(zhì)量,又可提高效率,若工作量大,進(jìn)程又的較長的任務(wù)在辦理中出現(xiàn)暫停時(shí),必須處理其他問題,應(yīng)將未完成的事項(xiàng)先記下工作要點(diǎn),待臨時(shí)出現(xiàn)的事務(wù)處理后,迅速按工作重點(diǎn)完成第一件事,以確保工作的連續(xù)性和完整性; 統(tǒng)籌計(jì)劃法, 類似目標(biāo)管理方法,一是注重任務(wù)控制,將所有具體的事項(xiàng)一一列出,全面安排,責(zé)任到人,落到實(shí)處,不能有遺漏,二是注重質(zhì)量控制,對(duì)每項(xiàng)具體事務(wù)都提出明確的具體要求,并由相關(guān)負(fù)責(zé)人督導(dǎo),確保工作質(zhì)量,三是注重時(shí)間控制,要求每項(xiàng)事務(wù),每個(gè)環(huán)節(jié)都必須按預(yù)定時(shí)間完成,嚴(yán)格控制完成任務(wù)的進(jìn)度和時(shí)限。
3、理解海外的幾種秘書時(shí)間管理方法。
答:海外秘書時(shí)間管理方法有:時(shí)間表,即做到適合領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)特點(diǎn),職責(zé)權(quán)限,適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要,適合機(jī)會(huì)要求,時(shí)間表有全年預(yù)定時(shí)間表,每月預(yù)定時(shí)間表,每周預(yù)定時(shí)間表,每日預(yù)定時(shí)間表,單項(xiàng)重要工作事項(xiàng)預(yù)定表,每月預(yù)定時(shí)間表,要在前一個(gè)月底做好,每周預(yù)定時(shí)間表,要在前一個(gè)周末做好,每日預(yù)定時(shí)間表,要在前一天下班前做好,以備領(lǐng)導(dǎo)人參考,單項(xiàng)工作時(shí)間表可根據(jù)實(shí)際需要擬訂;統(tǒng)計(jì)時(shí)間法, 要求必須真實(shí),準(zhǔn)確,要選擇有挖根生的記錄區(qū),要及時(shí)反饋,要持之以恒;目標(biāo)時(shí)間法,特點(diǎn)在于目標(biāo)的集中性,實(shí)效性,目標(biāo)時(shí)間計(jì)劃的循環(huán)性,時(shí)間的預(yù)控性。
4、理解秘書工作一般規(guī)律及其內(nèi)涵。
答:秘書工作一般規(guī)律,即秘書主輔配合近身綜合輔助與適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作公務(wù)活動(dòng)需要的規(guī)律,揭示了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)需要,秘書工作效果,秘書與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合有效程序,秘書工作投入等要素間的關(guān)系和聯(lián)系:一領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)的需要,與秘書在主輔配合中事務(wù)服務(wù)和參謀輔助的投入必須相適應(yīng),對(duì)能取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作的滿意,才能保持和諧的工作狀態(tài),為領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)近身綜合服務(wù)是秘書工作的根本要求,二是主輔配合的有效程度對(duì)秘書工作起著關(guān)鍵性作用,三領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)的需要,對(duì)秘書工作的職能范圍,職能作用,職能地位等是決定性的,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)的客觀需要,即有時(shí)代和社會(huì)環(huán)境所決定的客觀需要,又有領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人價(jià)值取向、整體素質(zhì)、工作作風(fēng)等決定的主觀需要,四秘書發(fā)揮其職能作用,是在滿足領(lǐng)導(dǎo)需要,適應(yīng)環(huán)境條件變化,與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的前提下,通過事務(wù)服務(wù)和參謀輔助體現(xiàn)出來的。
5、如何運(yùn)用秘書工作的一般規(guī)律?
答:一從目標(biāo)把握?qǐng)?jiān)持主輔配合的正確方向,二從主輔加深理解提高輔助的有效性,三從主輔配合協(xié)調(diào)提高綜合輔助的效率,四從主輔增強(qiáng)素質(zhì)提高綜合輔助的效能
6、何謂秘書工作的特殊規(guī)律?
答,秘書工作的特殊規(guī)律,是指秘書工作發(fā)展和運(yùn)作實(shí)踐中,不同領(lǐng)域所特有的規(guī)律,它是不同領(lǐng)域里固有的、本質(zhì)的、穩(wěn)定的關(guān)系和聯(lián)系。
秘書工作發(fā)展規(guī)律:秘書工作體制與社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)規(guī)律;秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會(huì)分工狀況相適應(yīng)規(guī)律;秘書機(jī)構(gòu)職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制相適應(yīng)規(guī)律。
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