第四章　秘書工作方法與規(guī)律

　　1、怎樣理解組織管理方法對(duì)秘書工作的適用性?

　　答：組織目標(biāo)為秘書選用工作方法指明方向;組織規(guī)范為秘書選用工作方法提供依據(jù);組織需要是秘書選擇工作方法的基礎(chǔ);組織管理方法適用于秘書工作。

　　2、理解秘書工作進(jìn)程的調(diào)度方法。

　　答：秘書工作中常用的調(diào)度方法有：ABC分類處理方法，是對(duì)繁雜的工作任務(wù)，可以按照重要和急緩程度分類排列辦理順序，將要事急事列為A類，將重要但不急辦的事情列為B類，將一般性事務(wù)和可暫緩辦理的事項(xiàng)列為C類，可放在時(shí)間比較充裕時(shí)辦理，這樣，就可主動(dòng)安排辦理順序，在被動(dòng)接受任務(wù)后，具有完成任務(wù)的主動(dòng)性，避免貽誤要事急事，確保各項(xiàng)工作按質(zhì)按量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成; 集中辦理與分段進(jìn)行相結(jié)合的方法，是秘書應(yīng)首先盡可能將手頭的工作，在保證質(zhì)量的前提下一鼓作氣、一氣呵成地集中精力迅速辦理完畢，避免中途間斷或擱置，這樣，既可保證質(zhì)量，又可提高效率，若工作量大，進(jìn)程又的較長的任務(wù)在辦理中出現(xiàn)暫停時(shí)，必須處理其他問題，應(yīng)將未完成的事項(xiàng)先記下工作要點(diǎn)，待臨時(shí)出現(xiàn)的事務(wù)處理后，迅速按工作重點(diǎn)完成第一件事，以確保工作的連續(xù)性和完整性; 統(tǒng)籌計(jì)劃法， 類似目標(biāo)管理方法，一是注重任務(wù)控制，將所有具體的事項(xiàng)一一列出，全面安排，責(zé)任到人，落到實(shí)處，不能有遺漏，二是注重質(zhì)量控制，對(duì)每項(xiàng)具體事務(wù)都提出明確的具體要求，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人督導(dǎo)，確保工作質(zhì)量，三是注重時(shí)間控制，要求每項(xiàng)事務(wù)，每個(gè)環(huán)節(jié)都必須按預(yù)定時(shí)間完成，嚴(yán)格控制完成任務(wù)的進(jìn)度和時(shí)限。

　　3、理解海外的幾種秘書時(shí)間管理方法。

　　答：海外秘書時(shí)間管理方法有：時(shí)間表，即做到適合領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)特點(diǎn)，職責(zé)權(quán)限，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，適合機(jī)會(huì)要求，時(shí)間表有全年預(yù)定時(shí)間表，每月預(yù)定時(shí)間表，每周預(yù)定時(shí)間表，每日預(yù)定時(shí)間表，單項(xiàng)重要工作事項(xiàng)預(yù)定表，每月預(yù)定時(shí)間表，要在前一個(gè)月底做好，每周預(yù)定時(shí)間表，要在前一個(gè)周末做好，每日預(yù)定時(shí)間表，要在前一天下班前做好，以備領(lǐng)導(dǎo)人參考，單項(xiàng)工作時(shí)間表可根據(jù)實(shí)際需要擬訂;統(tǒng)計(jì)時(shí)間法， 要求必須真實(shí)，準(zhǔn)確，要選擇有挖根生的記錄區(qū)，要及時(shí)反饋，要持之以恒;目標(biāo)時(shí)間法，特點(diǎn)在于目標(biāo)的集中性，實(shí)效性，目標(biāo)時(shí)間計(jì)劃的循環(huán)性，時(shí)間的預(yù)控性。

　　4、理解秘書工作一般規(guī)律及其內(nèi)涵。

　　答：秘書工作一般規(guī)律，即秘書主輔配合近身綜合輔助與適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作公務(wù)活動(dòng)需要的規(guī)律，揭示了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)需要，秘書工作效果，秘書與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合有效程序，秘書工作投入等要素間的關(guān)系和聯(lián)系：一領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)的需要，與秘書在主輔配合中事務(wù)服務(wù)和參謀輔助的投入必須相適應(yīng)，對(duì)能取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作的滿意，才能保持和諧的工作狀態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)近身綜合服務(wù)是秘書工作的根本要求，二是主輔配合的有效程度對(duì)秘書工作起著關(guān)鍵性作用，三領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)的需要，對(duì)秘書工作的職能范圍，職能作用，職能地位等是決定性的，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)的客觀需要，即有時(shí)代和社會(huì)環(huán)境所決定的客觀需要，又有領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人價(jià)值取向、整體素質(zhì)、工作作風(fēng)等決定的主觀需要，四秘書發(fā)揮其職能作用，是在滿足領(lǐng)導(dǎo)需要，適應(yīng)環(huán)境條件變化，與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的前提下，通過事務(wù)服務(wù)和參謀輔助體現(xiàn)出來的。

　　5、如何運(yùn)用秘書工作的一般規(guī)律?

　　答：一從目標(biāo)把握?qǐng)?jiān)持主輔配合的正確方向，二從主輔加深理解提高輔助的有效性，三從主輔配合協(xié)調(diào)提高綜合輔助的效率，四從主輔增強(qiáng)素質(zhì)提高綜合輔助的效能

　　6、何謂秘書工作的特殊規(guī)律?

　　答，秘書工作的特殊規(guī)律，是指秘書工作發(fā)展和運(yùn)作實(shí)踐中，不同領(lǐng)域所特有的規(guī)律，它是不同領(lǐng)域里固有的、本質(zhì)的、穩(wěn)定的關(guān)系和聯(lián)系。

　　秘書工作發(fā)展規(guī)律：秘書工作體制與社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)規(guī)律;秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會(huì)分工狀況相適應(yīng)規(guī)律;秘書機(jī)構(gòu)職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制相適應(yīng)規(guī)律。

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