第七章 秘書部門的公文工作
1、理解公文及其基本含義
答:公文是法定機關和組織在公務活動中按照規(guī)定的格式,經(jīng)過一定的處理程序制成的書面文字材料,是各級各類機關和組織處理工作的一種工具;其基本含義有:公文形成的主體是國家機關及其他社會組織;公文形成的條件是行使職權和實施管理,公文是具有法定效力與規(guī)范格式的文件材料;公文是輸公務的重要工具之一
2、公文有何特點與作用?
答:公文的特點主要表現(xiàn)在:公文有法定的作者,公文有法定的權威,公文有特定的效用,公文有規(guī)范的體式,公文有規(guī)定的處理程序;公文的作用:領導與指導作用,行為規(guī)范作用,傳遞信息作用,公務聯(lián)系作用,憑據(jù)記載作用。
3、理解公文的一般分類
答:按照公文的來源劃分為對外文件,收來文件,內(nèi)部文件;按公文的行文關系劃分為上行文,平行文,下行文;按照公文的秘密程度和閱讀范圍劃分秘密文件,普通文件和公布文件;按公文制發(fā)機關的性質(zhì)和作用劃分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件;按公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點劃分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。
4、理解公文的文體特征及其構成要素
答:公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點,即公文的表達方式和語體特征。兼用敘述、說明和議論三種表達方式,這是公文文體的主要特點,由于公文具有很強的政治性,政策性和現(xiàn)實效用性,所以公文運用應當做到準確、簡明、莊重、得體、典雅;公文的構成要素:《國家行政機關公文處理辦法》第十條規(guī)定,公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成;《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第八條規(guī)定,黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關書名、成文日期、印章、印發(fā)傳送范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成;國家技術監(jiān)督局發(fā)布的《國家機關公文格式》規(guī)定的公文的構成要素中,特別強調(diào)了“公文管理標識。”
5、理解公文的文稿、文本及其作用
答:公文的文稿是指公文起草過程中形成的一次又一次的稿子,包括草稿,定稿,草稿是內(nèi)容和文字表述還未成熟的原始稿件,定稿是指草稿經(jīng)修改、審閱,并由領導人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定性文稿,定稿是機關制發(fā)文件的惟一可靠的標準稿本;公文的文本是同一份文件,根據(jù)它們的不同用途,可分為正本、副本、存本、修訂本、試行本、暫行本,正本是已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文本,蓋有發(fā)文機關的印章或領導人的親筆簽署,可以證實文件的效力,副本又稱抄本,作用是主要代替正本供傳閱、參考和備查使用,存本是留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本,修訂本是重新予以修改補充再行發(fā)布的文本,試行本,暫行本是制發(fā)文件內(nèi)容還不十分成熟,必須經(jīng)過一定時期的實踐檢驗,再行修訂時所使用的。
6、何謂公文的行文和行文關系
答:公文的行文是指一份文件從擬制到運轉(zhuǎn)的整個過程;公文的行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的公文往來關系。
7、理解公文的行文方向、方式及行文規(guī)則
答:下行文分為三種方式:逐級下行文,多級下行文,直達基層組織或群眾的下行文;上行文:逐級上行文,多級上行文,越級上行文;平行文應用范圍十分廣泛,可以在不分系統(tǒng)、級別、地區(qū)的黨、政、軍機關以及社會團體,企業(yè),事業(yè)等單位之間使用;公文的行文規(guī)則有:注意隸屬關系,尊重機關職權;大力精簡文件,嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍,一般情況下,黨政機關不得越級行文;牽涉到幾個部門的問題,部門之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決,然后行文;行文必須正確確定主送機關和抄送機關;主送機關與公文名稱相互呼應;一般來說,同級機關或部門可以聯(lián)合行文;關于“請示”的行文問題;關于各級黨政機關辦公廳(室)的行文問題;在報刊上發(fā)布的法規(guī)性公文,應視為正式公文依照執(zhí)行,經(jīng)過批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章,應當視為公文依照執(zhí)行,可不再行文。這種在報刊上發(fā)布的法規(guī)性公文,可由發(fā)文機關印制少量文本,以備查考。
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