第七章　秘書部門的公文工作

　　1、理解公文及其基本含義

　　答：公文是法定機關和組織在公務活動中按照規(guī)定的格式，經(jīng)過一定的處理程序制成的書面文字材料，是各級各類機關和組織處理工作的一種工具;其基本含義有：公文形成的主體是國家機關及其他社會組織;公文形成的條件是行使職權和實施管理，公文是具有法定效力與規(guī)范格式的文件材料;公文是輸公務的重要工具之一

　　2、公文有何特點與作用?

　　答：公文的特點主要表現(xiàn)在：公文有法定的作者，公文有法定的權威，公文有特定的效用，公文有規(guī)范的體式，公文有規(guī)定的處理程序;公文的作用：領導與指導作用，行為規(guī)范作用，傳遞信息作用，公務聯(lián)系作用，憑據(jù)記載作用。

　　3、理解公文的一般分類

　　答：按照公文的來源劃分為對外文件，收來文件，內(nèi)部文件;按公文的行文關系劃分為上行文，平行文，下行文;按照公文的秘密程度和閱讀范圍劃分秘密文件，普通文件和公布文件;按公文制發(fā)機關的性質(zhì)和作用劃分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件;按公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點劃分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。

　　4、理解公文的文體特征及其構成要素

　　答：公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。兼用敘述、說明和議論三種表達方式，這是公文文體的主要特點，由于公文具有很強的政治性，政策性和現(xiàn)實效用性，所以公文運用應當做到準確、簡明、莊重、得體、典雅;公文的構成要素：《國家行政機關公文處理辦法》第十條規(guī)定，公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成;《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第八條規(guī)定，黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關書名、成文日期、印章、印發(fā)傳送范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成;國家技術監(jiān)督局發(fā)布的《國家機關公文格式》規(guī)定的公文的構成要素中，特別強調(diào)了“公文管理標識。”

　　5、理解公文的文稿、文本及其作用

　　答：公文的文稿是指公文起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿，定稿，草稿是內(nèi)容和文字表述還未成熟的原始稿件，定稿是指草稿經(jīng)修改、審閱，并由領導人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定性文稿，定稿是機關制發(fā)文件的惟一可靠的標準稿本;公文的文本是同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本、試行本、暫行本，正本是已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文本，蓋有發(fā)文機關的印章或領導人的親筆簽署，可以證實文件的效力，副本又稱抄本，作用是主要代替正本供傳閱、參考和備查使用，存本是留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本，修訂本是重新予以修改補充再行發(fā)布的文本，試行本，暫行本是制發(fā)文件內(nèi)容還不十分成熟，必須經(jīng)過一定時期的實踐檢驗，再行修訂時所使用的。

　　6、何謂公文的行文和行文關系

　　答：公文的行文是指一份文件從擬制到運轉(zhuǎn)的整個過程;公文的行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的公文往來關系。

　　7、理解公文的行文方向、方式及行文規(guī)則

　　答：下行文分為三種方式：逐級下行文，多級下行文，直達基層組織或群眾的下行文;上行文：逐級上行文，多級上行文，越級上行文;平行文應用范圍十分廣泛，可以在不分系統(tǒng)、級別、地區(qū)的黨、政、軍機關以及社會團體，企業(yè)，事業(yè)等單位之間使用;公文的行文規(guī)則有：注意隸屬關系，尊重機關職權;大力精簡文件，嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍，一般情況下，黨政機關不得越級行文;牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后行文;行文必須正確確定主送機關和抄送機關;主送機關與公文名稱相互呼應;一般來說，同級機關或部門可以聯(lián)合行文;關于“請示”的行文問題;關于各級黨政機關辦公廳(室)的行文問題;在報刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，應視為正式公文依照執(zhí)行，經(jīng)過批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應當視為公文依照執(zhí)行，可不再行文。這種在報刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，可由發(fā)文機關印制少量文本，以備查考。

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