人資職業(yè)交流：跳出泥潭 總裁辦的六大功用

　　企業(yè)里有句牢騷話，“老板老板，老是板著臉;總裁總裁，總是在裁人”。似乎老板總裁們心理都不正常。其實，換位思考就會發(fā)現(xiàn)，經(jīng)營事業(yè)、布局下棋的人都是寂寞的。他們是渴望人才，迫切需要得力助手和幕僚機(jī)構(gòu)的。

　　總裁辦，也有稱之為“總經(jīng)辦、總辦”之類，顧名思義，凡是集團(tuán)公司里屬于“總字輩”的，都得與之發(fā)生聯(lián)系。其中關(guān)系錯綜復(fù)雜，盤根錯節(jié)，真可謂是職場戰(zhàn)略要地。而其要害則在于必須成為總裁的得力幕僚機(jī)構(gòu)，使前面那句話變成“老板老板，老是向命運(yùn)叫板;總裁總裁，總是有人才”。

　　然而在咨詢過程中，我們發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實中的老板們很少有不板著臉的時候。為什么?難道他們沒有總裁辦?總裁辦的人不努力?沒有執(zhí)行力?……現(xiàn)實的問題是，許多企業(yè)老板對“總辦”發(fā)揮的功能感到十分不滿。因此，“總裁辦”這個看上去很美的機(jī)構(gòu)，老板們將其當(dāng)成“出氣筒”;兄弟部門稱其“吃閑飯”;處在其中又左右為難，無法自拔，陷入無奈的泥潭。

　　有人認(rèn)為總裁辦的功能是協(xié)調(diào)，但很多人在協(xié)調(diào)的無奈中迷失自我;有人認(rèn)為總裁辦的功能是督導(dǎo)稽核，但很多人在稽核的過程中陷入瑣碎，眉毛胡子一把抓;有人認(rèn)為總裁辦的功能是戰(zhàn)略，但很多人在戰(zhàn)略的把控中失去了分寸……是風(fēng)生水起還是四面楚歌、是戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢還是得意忘形?甚至富有經(jīng)驗的職業(yè)經(jīng)理人在面對這份工作時，都會在理性與非理性中左右徘徊、搖擺不定。

　　然而，稱職的總裁辦人員總能敏銳地探究其中的奧妙，對企業(yè)的全局有所把握，準(zhǔn)確地預(yù)測與把控下一步的動作，在不露聲色中成為老板們瞬刻不離、無可替代的關(guān)鍵人物。

　　總裁辦所從事的是“承上啟下、繼往開來”的工作，也就是既要讓老板放心，又要讓各方舒心;既要為老板的理念想法出謀劃策，成為得力幕僚，又要關(guān)注風(fēng)險控制，進(jìn)行公司資源的合理分配;既要從全局宏觀面審視企業(yè)的流程體系，又要對企業(yè)微觀面日常工作及細(xì)節(jié)進(jìn)行仔細(xì)稽核;除此之外，還要兼顧總裁辦的日常管理事務(wù)。而這些往往需要從業(yè)者深厚的職業(yè)素養(yǎng)功底以及對總裁辦工作的清晰理解和明晰定位，才能跳出執(zhí)行力的泥潭，贏得老板們的贊賞，真正發(fā)揮總裁辦的功用。

　　功用一：戰(zhàn)略與經(jīng)營規(guī)劃

　　總裁辦與其他部門的最大不同之處就在于其工作交流對象是企業(yè)的老板和管理高層。離老板和高管很近，也就意味著離企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略很近。但在現(xiàn)實中，并不是所有的總裁辦都具有企業(yè)戰(zhàn)略與經(jīng)營規(guī)劃的職責(zé)和功能。多種因素造成了這一現(xiàn)象。其中最大的原因是企業(yè)老板對總裁辦能承擔(dān)職責(zé)的期望偏低，以及總裁辦工作人員對自身定位的理解缺失所致。

　　立志成為老板得力幕僚機(jī)構(gòu)的“總裁辦”，一定不能讓戰(zhàn)略與經(jīng)營規(guī)劃的職責(zé)“花落旁家”，應(yīng)把握一切可乘之機(jī)，就企業(yè)運(yùn)營實況及下一步經(jīng)營提出職業(yè)性的建議，將老板抽象的理念變?yōu)榭蓤?zhí)行的具體措施，并提供方法與工具協(xié)助各子公司或部門努力實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

　　總裁辦的“戰(zhàn)略與經(jīng)營規(guī)劃”可細(xì)分為“戰(zhàn)略企劃”與“過程管控”兩方面。在戰(zhàn)略企劃層面上，總裁辦的主要功用是匯總各相關(guān)單位的信息資料，全局審視企業(yè)的戰(zhàn)略方向是否正確而富有可執(zhí)行性，并形成建議報告向老板匯報。比如，企業(yè)營業(yè)目標(biāo)的設(shè)定是否科學(xué)，其依據(jù)是什么?是老板拍腦袋的結(jié)果還是建立在數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上的。

　　“過程管控”層面則是在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)確定之后，將企業(yè)的戰(zhàn)略分解到各相關(guān)單位，并對其實際層面的工作進(jìn)度進(jìn)行有效的管控。卓有成效的總裁辦人員都會對“過程管控”非常重視。一個很重要的原因就是“過程管控”實實在在地牽涉到企業(yè)本身的所有業(yè)務(wù)運(yùn)作。企業(yè)各部門能否在計劃的時間內(nèi)一鼓作氣地完成關(guān)鍵的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是決定企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)成敗的“命門”所在。

　　為了實現(xiàn)“戰(zhàn)略與經(jīng)營規(guī)劃”這一功能，總裁辦人員任重而道遠(yuǎn)。他們需要熟悉企業(yè)產(chǎn)品、市場、研發(fā)、品質(zhì)保障、成本控制等等每個方面，才能站在全局的層面上看得清、望得遠(yuǎn)。除此之外，在各部門心力交瘁、無計可施的時候，總裁辦人員還需要承擔(dān)起咨詢顧問的角色，提供方法建議或措施工具指導(dǎo)協(xié)助其完成任務(wù)。如當(dāng)市場部門還在為開拓客戶市場深深苦惱，不知從何下手時，總裁辦就可以建議采用相應(yīng)的新老客戶/產(chǎn)品矩陣分析方法，并指導(dǎo)市場部門詳盡地分析公司各產(chǎn)品在新老客戶的分布，從中抓出關(guān)鍵產(chǎn)品與關(guān)鍵市場。

　　功用二：流程體系的維護(hù)與完善

　　經(jīng)常與老板對話的咨詢顧問們會發(fā)現(xiàn)一種有趣而值得深思的現(xiàn)象。讓老板放心的人，往往是具有全局觀念、專業(yè)度高、與老板擁有共同的語言體系的人。令人遺憾的是，大多數(shù)人并沒有意識到自己應(yīng)該向這種方向努力，也許是缺乏勇氣或信心。

　　企業(yè)戰(zhàn)略的達(dá)成，不僅僅在于規(guī)劃，而且在于執(zhí)行。幕僚人員應(yīng)該清晰地認(rèn)識到戰(zhàn)略的執(zhí)行在于每一個流程的把控。當(dāng)然我們不否認(rèn)，任何企業(yè)在經(jīng)過多年市場的考驗后，都擁有一套頗具特色的流程和方法論。然而，這套看上來行之有效的方法真的有那么美，還是自我感覺良好呢?其實這個問題一直是企業(yè)老板心中的一個癥結(jié)。變革吧?以前一直是這樣從小做大的。不變革吧?這個攤子以后能不能順利交班，又是一個疑問。

　　在老板左右為難的時候，總裁辦的另一項功能便浮出了水面，那就是流程體系的完善與維護(hù)。所謂流程體系，即是指為了給特定的顧客或市場提供特定的服務(wù)而精心設(shè)計的一系列活動。因此，維護(hù)和完善流程體系，就是對企業(yè)戰(zhàn)略、增值營運(yùn)流程，以及支撐它們的系統(tǒng)、政策、組織、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行有效地重塑，以達(dá)到工作流程和生產(chǎn)效率的最優(yōu)化。

　　為了實現(xiàn)這一功用，總裁辦人員需要從全局視野出發(fā)，描繪出以產(chǎn)品為核心的公司總流程(部門劃分的依據(jù))，再從總流程引申出子流程(部門內(nèi)部職責(zé)及分工的依據(jù))，并搜集相關(guān)資料和數(shù)據(jù)一步一步地進(jìn)行系統(tǒng)分析，抓出企業(yè)問題的關(guān)鍵所在——即關(guān)鍵流程。關(guān)鍵流程應(yīng)該是目前績效低下、地位重要、落實可行的。關(guān)鍵流程的抓出，能為企業(yè)下一步管理工作樹立針對性地改善目標(biāo)。

　　這對總裁辦人員的素質(zhì)和專業(yè)程度提出了很高的要求。因此，總裁辦的管理者不僅需要在辦公室中進(jìn)行行政作業(yè)，還需要走出去，熟知業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)知識，經(jīng)得起其他直線部門發(fā)起的挑戰(zhàn)!需要知道的是，不懂流程和系統(tǒng)，老板是不會放心你去做事的。