二、采購業(yè)務(wù) ——《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號一采購業(yè)務(wù)》
采購是指購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。
(一)風(fēng)險(xiǎn):
·采購計(jì)劃安排不合理,市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確,造成庫存短缺或積壓,而導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi);
·供應(yīng)商選擇不當(dāng),采購方式不合理,招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué),授權(quán)審批不規(guī)范,而導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高,出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐;
·采購驗(yàn)收不規(guī)范,付款審核不嚴(yán),而導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損。
(二)關(guān)鍵的內(nèi)部控制:
業(yè)務(wù)流程
關(guān)鍵控制點(diǎn)及措施:購買與付款
(1)購買
關(guān)鍵控制點(diǎn) | 控制目標(biāo) | 控制措施 |
1.編制采購計(jì)劃 | 確保計(jì)劃的合理性 | 要求生產(chǎn)、經(jīng)營等部門應(yīng)按照實(shí)際需求準(zhǔn)確編制需求計(jì)劃,并把有關(guān)計(jì)劃納入預(yù)算管理 |
2.請購 | ①企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型,確定歸口管理部門,授予相應(yīng)的請購權(quán),明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。 ②具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù),并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目,應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序,出具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后,再行辦理請購手續(xù)。 ③有關(guān)部門對于需求部門的申請,應(yīng)根據(jù)請購清單進(jìn)行審閱,繼而進(jìn)行審批或拒絕。 | |
3.供應(yīng)商選擇、管理與合同 | 選擇合適的供應(yīng)商,以合理的條款采購 | ①建立科學(xué)的供應(yīng)商評估制度或供應(yīng)商管理信息系統(tǒng),對供應(yīng)商清單中的實(shí)體進(jìn)行資質(zhì)信譽(yù)情況進(jìn)行審查; ②制定內(nèi)部指引協(xié)助有關(guān)人員挑選供應(yīng)商,在公平公正的原則下就價(jià)格、質(zhì)量、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等因素進(jìn)行綜合評估。在大額購買時(shí),企業(yè)應(yīng)采用招標(biāo)分析以確定采購價(jià)格; ③選定供應(yīng)商后,企業(yè)應(yīng)通過簽訂采購合同,明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任。 |
4.驗(yàn)收 | 避免缺乏驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)程序不規(guī)范及有效管理及跟進(jìn)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的異常情況 | ①建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度及可用標(biāo)準(zhǔn); ②規(guī)范機(jī)構(gòu)驗(yàn)收人員或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)對采購項(xiàng)目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收或?qū)Υ笞诨蛱厥馕锲凡少忂M(jìn)行專業(yè)測試; ③建立在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況(如數(shù)量或質(zhì)量不符)的通報(bào)機(jī)制,查明原因及時(shí)更進(jìn)。 |
(2)付款
關(guān)鍵控制點(diǎn) | 控制目標(biāo) | 控制措施 |
付款 | 使流程得以完善,明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力,嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容,審核無誤后按照合同規(guī)定及時(shí)辦理付款 | ①嚴(yán)格審查采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。對于內(nèi)容相符的發(fā)票,加蓋印章證明。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的,應(yīng)查明原因,及時(shí)報(bào)告處理; ②根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定或企業(yè)的實(shí)際情況,合理選擇付款方式。對涉及大額或長期的預(yù)付款項(xiàng),應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查并評估其合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn); ③強(qiáng)化會計(jì)系統(tǒng)控制。詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、請購申請、采購合同、驗(yàn)收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況,確保會計(jì)記錄一致。 |
三、資產(chǎn)管理(存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn))——《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第8號-資產(chǎn)管理》
風(fēng)險(xiǎn):
·因存貨積壓或短缺或固定資產(chǎn)更新改造不夠、使用效能低下、維護(hù)不當(dāng)、產(chǎn)能過剩而導(dǎo)致的價(jià)值貶損及有關(guān)風(fēng)險(xiǎn);
·或是因無形資產(chǎn)缺乏核心技術(shù)、權(quán)屬不清、技術(shù)落后、存在重大技術(shù)安全隱患而導(dǎo)致企業(yè)法律糾紛、缺乏可持續(xù)發(fā)展能力。
(一)存貨
1.業(yè)務(wù)流程:存貨管理流程(適用于生產(chǎn)企業(yè)和商品流通企業(yè))
2.關(guān)鍵控制點(diǎn)及措施
關(guān)鍵控制點(diǎn) | 控制目標(biāo) | 控制措施 |
1.取得存貨 存貨的取得多來自外購、委托加工或自行生產(chǎn) |
風(fēng)險(xiǎn):如果存貨預(yù)算編制不科學(xué)、采購計(jì)劃不合理,可能導(dǎo)致存貨積壓或短缺 | ①根據(jù)存貨間隔期和當(dāng)前庫存,綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃及市場供求等決定因素管理存貨,以確定存貨數(shù)量和日期; ②考慮應(yīng)用于采購流程的有關(guān)管控措施及本書第五章第四節(jié)有關(guān)產(chǎn)能計(jì)劃的考慮。 |
2.驗(yàn)收入庫 | 避免缺乏驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)程序不規(guī)范及有效管理及跟進(jìn)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的異常情況(來自于采購業(yè)務(wù)流程) | 參考采購流程中的有關(guān)驗(yàn)收程序的控制措施。所有驗(yàn)收完成后,應(yīng)有負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。 ① 建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度及可用標(biāo)準(zhǔn); ② 規(guī)范機(jī)構(gòu)驗(yàn)收人員或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)對采購項(xiàng)目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收或?qū)Υ笞诨蛱厥馕锲凡少忂M(jìn)行專業(yè)測試; ③ 建立在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況(如數(shù)量或質(zhì)量不符)的通報(bào)機(jī)制,查明原因及時(shí)更進(jìn)。 【注意】外購存貨、自制存貨和其他方式存貨的驗(yàn)收存在不同的重點(diǎn)。 外購存貨的驗(yàn)收,應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注合同、發(fā)票等原始單據(jù)與存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等核對一致。涉及技術(shù)含量較高的貨物,必要時(shí)可委托具有檢驗(yàn)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗(yàn)收。 自制存貨的驗(yàn)收,應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量,通過檢驗(yàn)合格的半成品、產(chǎn)成品才能辦理入庫手續(xù),不合格品應(yīng)及時(shí)查明原因、落實(shí)責(zé)任、報(bào)告處理。 其他方式取得存貨的驗(yàn)收,應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注存貨來源、質(zhì)量狀況、實(shí)際價(jià)值是否符合有關(guān)合同或協(xié)議的約定。 |
3.倉儲保管及領(lǐng)用發(fā)出 | 風(fēng)險(xiǎn):可能導(dǎo)致?lián)p壞變質(zhì)、價(jià)值貶損、資源浪費(fèi) | ①進(jìn)入或發(fā)出存貨時(shí)應(yīng)當(dāng)辦理入庫手續(xù),未經(jīng)授權(quán)不得接觸存貨; ②倉儲部根據(jù)入庫單,記錄庫單情況,包括數(shù)量、品種、批次,日期等資料,并定期由財(cái)會部、存貨管理部進(jìn)行核對記錄與實(shí)際數(shù)量是否相符; ③做好倉儲要求的儲存條件,并健全防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害和防變質(zhì)等管理規(guī)范。進(jìn)行定期檢查倉儲情況及更進(jìn)存貨變質(zhì); ④加強(qiáng)生產(chǎn)現(xiàn)場的材料、周轉(zhuǎn)材料、半成品等物資的管理,防止浪費(fèi)、被盜和流失; ⑤代管、代銷、暫存、受托加工的存貨,應(yīng)單獨(dú)存放和記錄,避免與本企業(yè)存貨混淆; ⑥按企業(yè)實(shí)際情況,加強(qiáng)存貨的保險(xiǎn)投保,保證存貨安全,合理降低存貨意外損失風(fēng)險(xiǎn)。 |
4.盤點(diǎn)清查及銷售處置 | 檢查賬實(shí)相符,對賬實(shí)差異進(jìn)行分析,包括數(shù)量和質(zhì)量方面 | 應(yīng)每年進(jìn)行至少一次年度終的定期盤點(diǎn)清查,并在形成書面報(bào)告盤點(diǎn)結(jié)果,交代存貨盤盈、盤虧、毀損、閑置以及需要報(bào)廢的存貨的情況與責(zé)任追究,在按照規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)后處置。 |
(二)固定資產(chǎn)
關(guān)鍵控制點(diǎn) | 控制目標(biāo) | 控制措施 |
固定資產(chǎn) | 建立完善制度,管控固定資產(chǎn)取得、資產(chǎn)運(yùn)行維護(hù)及資產(chǎn)處置流程 | ①應(yīng)用《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第6號一資金活動(dòng)》、《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第11號一工程項(xiàng)目》等控制措施; ②實(shí)施固定資產(chǎn)驗(yàn)收制度,根據(jù)合同或供應(yīng)商發(fā)貨單進(jìn)行驗(yàn)收;并取得合法的權(quán)書證書; ③制定固定資產(chǎn)目錄,對每項(xiàng)固定資產(chǎn)進(jìn)行編號,按照單項(xiàng)資產(chǎn)建立固定資產(chǎn)卡片,詳細(xì)記錄各項(xiàng)固定資產(chǎn)的來源、驗(yàn)收、使用地點(diǎn)、責(zé)任單位和責(zé)任人、運(yùn)轉(zhuǎn)、維修、改造、折舊、盤點(diǎn)等相關(guān)內(nèi)容; ④定期為固定資產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)性評估或維修、改造,以確保資產(chǎn)的使用效能理想; ⑤嚴(yán)格執(zhí)行投保政策或資產(chǎn)抵押管理,進(jìn)行有關(guān)授權(quán)和審批; ⑥每年至少進(jìn)行一次固定資產(chǎn)的全面清查。清查中發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)查明原因,追究責(zé)任和妥善處理; ⑦使用期滿或因各種原因要報(bào)廢的資產(chǎn)處置,需要記錄原因,處置價(jià)格公允,并獲得有關(guān)部門授權(quán),以確保資產(chǎn)不流失。 |
(三)無形資產(chǎn)
1.業(yè)務(wù)流程:
無形資產(chǎn)的取得(如外購、自行開發(fā)以及其他方式取得)、驗(yàn)收并落實(shí)權(quán)屬、自用或授權(quán)其他單位使用、安全防范、技術(shù)升級與更新?lián)Q代、處置與轉(zhuǎn)移。
2.關(guān)鍵控制點(diǎn)和控制措施:
·企業(yè)應(yīng)全面梳理無形資產(chǎn)的取得及權(quán)屬關(guān)系,加強(qiáng)無形資產(chǎn)權(quán)益保護(hù),防范侵權(quán)行為和法律風(fēng)險(xiǎn)。
·企業(yè)應(yīng)關(guān)注無形資產(chǎn)具有保密性質(zhì)的,采取嚴(yán)格保密措施,嚴(yán)防泄露商業(yè)秘密;
·定期對專利、專有技術(shù)等無形資產(chǎn)的先進(jìn)性進(jìn)行評估,淘汰落后技術(shù)。
·加大研發(fā)投入,促進(jìn)技術(shù)更新?lián)Q代,不斷提升自主創(chuàng)新能力,努力做到核心技術(shù)處于同行業(yè)領(lǐng)先水平。
北京 | 天津 | 上海 | 江蘇 | 山東 |
安徽 | 浙江 | 江西 | 福建 | 深圳 |
廣東 | 河北 | 湖南 | 廣西 | 河南 |
海南 | 湖北 | 四川 | 重慶 | 云南 |
貴州 | 西藏 | 新疆 | 陜西 | 山西 |
寧夏 | 甘肅 | 青海 | 遼寧 | 吉林 |
黑龍江 | 內(nèi)蒙古 |